Wie Sie den Verbrauch einer Flotte automatisch mit den Tankbelegen aus WhatsApp kontrollieren

Der Fahrer tankt, fotografiert den Beleg und schickt ihn in die Gruppe. Manchmal kommt ein Foto vom Kilometerzähler dazu. Genau das ist die Information, die man braucht, um eine Flotte zu steuern, und sie kommt jeden Tag.

Was nicht kommt, ist jemand mit der Zeit, sie zu erfassen.

Wie es heute läuft

Die Tabelle wird aktualisiert, wenn es gerade geht. Jemand lädt die Fotos aus der Gruppe herunter, öffnet jedes einzelne, liest Liter und Betrag ab, sucht das Fahrzeug, sucht den vorherigen Kilometerstand, zieht ab, teilt und trägt die Zeile ein. Für jede Tankfüllung, jeden Lkw, jeden Tag.

Weil das in niemandes Woche passt, passiert es in Schüben, und den Verbrauch eines Fahrzeugs schaut man sich beim Quartalsvergleich an. Ein Fahrzeug, das drei Monate lang zu viel verbraucht, ist ein Verlust, der schon entstanden ist: Die Information, um ihn zu erkennen, kam jeden Tag als Foto an.

Bei den Fristen ist es dasselbe. Die technische Prüfung, die Versicherung und der Führerschein haben ein Datum, und dieses Datum steht irgendwo. Dass es abgelaufen ist, merkt man bei einer Kontrolle auf der Straße.

Was die Technik konkret tut

Sie liest den Beleg. Liter, Betrag, Datum, Tankstelle und Kennzeichen, falls es draufsteht. Dazu das Foto des Kilometerzählers, wenn es mitkommt. Beides wird dem Fahrzeug und dem Fahrer zugeordnet.

Sie berechnet den Verbrauch. Liter im Verhältnis zu den Kilometern seit der letzten Tankfüllung, pro Fahrzeug und pro Fahrer, aktualisiert an dem Tag, an dem getankt wird. Eine Abweichung sieht man, während sie passiert.

Sie prüft die Plausibilität vor dem Eintragen. Eine falsch gelesene Ziffer beim Kilometerstand ergibt einen absurden Verbrauch. Wenn die Zahl nicht zur vorherigen passt, markiert der Agent sie, statt sie einzutragen, und das ist der Unterschied zwischen einer brauchbaren Information und einer verunreinigten Tabelle.

Sie löst die Wartung aus. Der Kilometerstand, den der Fahrer meldet, löst den Wartungsauftrag aus, wenn er fällig ist, statt eines Plans in einer Tabelle, die niemand mit der Wirklichkeit abgleicht.

Sie meldet Fristen vorher. Jedes Dokument des Fahrzeugs bekommt sein Datum und eine zuständige Person, und die Erinnerung geht vor dem Termin raus, nicht erst, wenn jemand es abgelaufen findet.

Sie verbucht die Ausgabe. Jede Tankfüllung wird dem Fahrzeug und der Kostenstelle zugeordnet, sodass die Kraftstoffkosten pro Fahrzeug keine Schätzung zum Monatsende mehr sind.

Was sich ändert

Die Flottensteuerung ist kein Quartalsbericht mehr, sondern etwas, das man sieht, während es passiert. Ein Verbrauch, der in die Höhe schießt, fällt bei der zweiten Tankfüllung auf, nicht im zweiten Monat.

Wo sie nicht allein arbeitet

Bei allem, was sich nicht lesen lässt. Ein zerknitterter, schlecht beleuchteter oder abgeschnittener Beleg geht an eine Person.

Und sie urteilt auch nicht über den Fahrer. Ein hoher Verbrauch kann an der Strecke liegen, an der Ladung oder am Fahrzeug. Der Agent zeigt die Zahl; das Gespräch führt ein Mensch.

Warum der Kanal der ist, der er ist

Weil der Fahrer an einer Tankstelle, während die Zapfsäule wartet, keine neue App benutzen wird. Er macht das Foto, wie heute auch. Das Einzige, was sich ändert, ist, was in den dreißig Sekunden danach mit diesem Foto passiert.

Wo man anfängt

Bei Kraftstoff und Fristen, denn die bewegen am meisten Geld und lassen sich am leichtesten von einem Bild ablesen. Der Rest der Flottensteuerung kommt später dazu, wenn die Gewohnheit schon sitzt.