Wie Sie Abwesenheiten und ärztliche Atteste aus WhatsApp automatisch mit KI erfassen
Niemand meldet sich um sechs Uhr morgens in einem Self-Service-Portal an, um zu sagen, dass er nicht kommt. Er schickt dem Vorgesetzten eine Nachricht, denn das hat er zur Hand, und es funktioniert.
Das ist nicht das Problem. Das Problem ist, was danach passiert: Der Vorgesetzte notiert es auf einem Zettel, und wenn er an dem Tag frei hat, existiert die Meldung für niemanden sonst.
Wie es heute läuft
Die Meldung lebt auf dem privaten Telefon einer Person. Das Foto des Attests bleibt in einer Unterhaltung, und wenn die Lohnabrechnung es braucht, muss man sechs Wochen zurückscrollen. Die Fehlzeiten werden zum Monatsende angeschaut, wenn sich mit dieser Zahl nichts mehr anfangen lässt.
Die tatsächlichen Schritte: Der Vorgesetzte bekommt die Nachricht, notiert sie, denkt daran, der Personalabteilung Bescheid zu geben, jemand öffnet das Foto des Attests, liest Datum und Anzahl der Tage von Hand ab und trägt den Vorgang im Personalsystem ein, damit er in die Abrechnung einfließt. Jeder Schritt hängt davon ab, dass eine bestimmte Person an diesem Tag da ist.
Dazu kommt ein Risiko, das nichts mit Effizienz zu tun hat: Wenn das Unternehmen nicht zeigen kann, wann eine Abwesenheit gemeldet und welches Attest vorgelegt wurde, streitet es ohne Nachweis über ein Thema, bei dem nur der Nachweis zählt.
Was die Technik konkret tut
Sie nimmt die Meldung auf der Leitung des Bereichs entgegen, nicht auf einem Handy. Wenn die zuständige Person nicht da ist, sieht sie die Vertretung. Die Meldung bleibt mit Uhrzeit, Absender und Status erhalten, ohne dass jemand die App wechselt.
Sie liest das Attest auf dem Foto. Ausstellungsdatum, Anzahl der Tage, Ende der Arbeitsunfähigkeit und unterzeichnende Ärztin oder unterzeichnender Arzt. Daraus bereitet sie den Eintrag für das Personalsystem vor, ohne dass jemand ihn abtippt.
Sie ordnet es der Person und dem Zeitraum zu. Das Attest ist dann kein Bild in einer Unterhaltung mehr, sondern ein Dokument in der Personalakte, also dort, wo man es sucht, wenn man es braucht.
Sie benachrichtigt, wer einspringen muss. Die Abwesenheit in der Frühschicht erreicht die Schichtleitung sofort, nicht um neun, wenn an der Linie schon Leute fehlen.
Sie sortiert nach Bereich, Schicht und Grund. Was sich wiederholt, wird sichtbar, während es passiert, nicht erst im Monatsbericht.
Was sich ändert
Die Meldung hängt nicht mehr davon ab, dass eine bestimmte Person da ist. Und die Zahl zu den Fehlzeiten gibt es noch am selben Tag, also dann, wenn man eine Schicht noch umplanen kann.
Wo sie nicht allein arbeitet
Bei allem, was sich nicht sicher lesen lässt. Ein Attest mit unleserlicher Schrift oder ein abgeschnittenes Foto wird nicht interpretiert, sondern mit dem Bild daneben an eine Person weitergegeben. Hier ist ein falsch gelesener Tag ein falsch abgerechneter Tag.
Und bei allem, was mit der Diagnose zu tun hat. Der Agent liest die administrativen Angaben, die für den Eintrag nötig sind. Was das Attest über die Gesundheit eines Menschen aussagt, ist eine sensible Information und wird auch so behandelt: Wer im Team sie sehen darf, wird gesondert festgelegt, und darauf wird weder automatisch geantwortet noch wird es automatisch kommentiert.
Die eigentliche Veränderung
Die Information entsteht schon heute jeden Tag, in Form einer Nachricht. Es fehlt nur, dass sie nicht verloren geht. Und das lässt sich nicht lösen, indem man das Team bittet, etwas anderes zu benutzen, denn das Team wird sich weiter dort melden, wo es für sie am einfachsten ist.
Wo man anfängt
Mit einer Leitung pro Bereich oder pro Werk. Die Meldungen werden ab dem ersten Tag erfasst, ohne an dem, was die Leute heute tun, etwas zu ändern.