Wie Sie Angebote bei mehreren Lieferanten einholen und automatisch mit KI vergleichen

In jedem Einkauf gibt es eine ungeschriebene Regel: Bei großen Käufen holt man drei Angebote ein, bei dringenden nur eines. Weil fast alles dringend ist, fragt man fast immer nur einen.

Der Grund ist nicht Bequemlichkeit. Drei anzufragen heißt, drei verschiedene Nachrichten zu schreiben, auf drei Antworten in drei Formaten zu warten und von Hand einen Vergleich zu bauen, bevor man entscheiden kann. Das sind zwei Stunden, und der Einkauf war für heute.

Wie es heute läuft

Jeder Einkäufer formuliert die Anfrage so, wie es ihm einfällt, also lassen sich die Antworten nicht vergleichen: Der eine kalkuliert pro Stück, der andere pro Karton, der eine rechnet die Fracht ein, der andere nicht, der eine liefert in zehn Tagen, der andere sagt nichts dazu.

Die Antworten kommen als Sprachnachricht, als Foto einer gedruckten Preisliste oder als PDF mit vierzig Artikeln, von denen zwei interessieren. Jemand überträgt das alles in eine Tabelle.

Und dann ist da das Nachfassen, das es schlicht nicht gibt: Die Anfrage ging von vier verschiedenen Telefonen raus, und niemand behält im Blick, wer geantwortet hat. Nach 48 Stunden bleibt, wer nicht geantwortet hat, einfach aus Vergessen außen vor.

Warum sich das nicht mit mehr Ordnung lösen lässt

Weil das Problem mit dem Sortiment wächst. Ein Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden SKU hat keinen Einkaufsprozess, sondern einen Einkäufer pro Warengruppe, der tut, was er kann. Bei diesem Volumen sind drei Angebote pro Artikel rechnerisch unmöglich, also kauft man aus Gewohnheit: beim üblichen Lieferanten, zu dem Preis, den er nennt.

Genau da geht Marge verloren, und man sieht es nicht, denn um es zu sehen, bräuchte man den Vergleich, für den niemand Zeit hat.

Was die Technik konkret tut

Sie schickt allen dieselbe Anfrage. Mit Menge, Frist, Zahlungsbedingung und Mengeneinheit im selben Format, per WhatsApp oder per E-Mail, an jeden Lieferanten dieser Warengruppe. Das ist die halbe Arbeit: Was einheitlich zurückkommt, lässt sich nebeneinanderlegen, ohne etwas umzurechnen.

Sie liest, was zurückkommt, in jedem Format. Die Sprachnachricht wird transkribiert, das PDF gelesen, das Foto der Preisliste ausgewertet. Preis, Frist, Einheit und Bedingung werden herausgezogen und kommen ins Einkaufssystem, ohne dass jemand sie abtippt.

Sie vereinheitlicht. Sie bringt alles auf dieselbe Einheit und rechnet die Fracht dort ein, wo sie fehlte, und erst dadurch werden die Zahlen wirklich vergleichbar.

Sie hakt selbst nach. Nach 48 Stunden, bei allen, die nicht geantwortet haben, über denselben Kanal.

Sie legt den Vergleich bereit. Die Preise nebeneinander, mit Frist und Bedingung jedes Angebots und der berechneten Differenz, bereit für die Entscheidung einer Person. Und sie speichert die Historie, die später zeigt, wer immer teuer anbietet und bei wem sich die Anfrage lohnt.

Was sich ändert

Es geht nicht darum, zwei Stunden zu sparen. Es geht darum, dass drei Anfragen nicht mehr dreimal so viel kosten wie eine. Wenn die Anfrage von selbst und einheitlich rausgeht, hängt ein breiterer Lieferantenkreis nicht mehr von der Zeit des Einkäufers ab, und genau dort taucht die Marge auf, die keine Preisbesprechung zurückholt.

Wo sie nicht allein arbeitet

Bei der Entscheidung, und das ist das Einzige, worauf es ankam. Der Agent wählt keinen Lieferanten. Er baut den Vergleich mit allen Angaben im Blick und legt ihn bereit, und die Freigabe erteilt eine Person. Diese Freigabe wird mit Begründung festgehalten, und so lässt sich sechs Monate später nachvollziehen, warum man sich für wen entschieden hat.

Er verhandelt auch nicht. Ein Agent, der per Chat feilscht, ist eine schlechte Idee, und die Gründe sind nicht technisch: Verhandeln ist eine Beziehung, und diese Beziehung gehört Ihrem Einkäufer.

Eine Klarstellung zum Lieferanten

Von ihm verlangt niemand, ein Portal zu öffnen, sich zu registrieren oder etwas zu lernen. Er antwortet weiter wie immer per WhatsApp oder per E-Mail. Was sich ändert, passiert auf Ihrer Seite.

Wo man anfängt

Bei einer Warengruppe, die Sie häufig und bei mehreren Lieferanten kaufen. Dort wird das Format der Anfrage einmal geschrieben und jede Woche genutzt, und der gesammelte Vergleich beginnt zu zeigen, wo die Marge lag.