Wie Sie Lieferscheine und Rechnungen physischer Lieferungen automatisch mit KI abgleichen

Ein Lkw mit Zitronen kommt an. Der Fahrer fotografiert den unterschriebenen Lieferschein und schickt das Foto in die WhatsApp-Gruppe, in der die Lieferungen abgestimmt werden. Ein paar Tage später kommt die Rechnung des Spediteurs für die Fracht, und irgendwann kommt die Rechnung des Lieferanten für das Obst.

Drei Papiere zu derselben Lieferung, ausgestellt von drei verschiedenen Unternehmen, die über drei verschiedene Kanäle und zu drei verschiedenen Zeitpunkten eintreffen. Ob Sie bezahlen, was Sie bekommen haben, sehen Sie nur, wenn Sie sie nebeneinanderlegen.

Wie es heute läuft

Jemand lädt das Foto aus der Gruppe herunter, wenn er dazu kommt. Die beiden Rechnungen kommen per E-Mail und landen im Ordner für offene Zahlungen. Und der Abgleich, der einzige Moment, in dem eine Abweichung auffällt, findet beim Monatsabschluss statt, wenn überhaupt.

Die Schritte im Einzelnen: das Foto unter den Nachrichten der Gruppe suchen, es öffnen und Lieferscheinnummer und Mengen von Hand ablesen, die Bestellung im ERP suchen, mit bloßem Auge vergleichen, die Lieferantenrechnung im Postfach suchen, noch einmal vergleichen und erst dann den Wareneingang buchen. Für jede Lieferung. Bei zehn Lieferungen am Tag ist das eine volle Stelle, die nur abschreibt.

Bis zum Abschluss sind beide Rechnungen längst freigegeben. Eine Abweichung von zwei Kisten bei einer bezahlten Rechnung zu reklamieren kostet mehr als die zwei Kisten, also wird nicht reklamiert. Der Verlust erscheint nicht als Verlust: Er erscheint als eine etwas schlechtere Marge als im Vormonat.

Was die Technik konkret tut

Der Agent arbeitet mit den drei Dokumenten, sobald sie eintreffen, nicht beim Abschluss.

Er liest das Foto des Lieferscheins. Er wertet das Bild aus, das der Fahrer per WhatsApp geschickt hat, und zieht Nummer, Datum, Mengen und alles heraus, was unten von Hand notiert ist. Das ist oft das Wichtigste, denn dort hat der Empfänger vermerkt, dass zwei Kisten fehlten oder eine beschädigt war. Ein schräg aufgenommenes Foto, mit Schatten oder auf zerknittertem Papier, wird trotzdem verarbeitet.

Er fragt Ihr ERP ab und gleicht mit der Bestellung ab. Was bestellt wurde, was laut Lieferschein angekommen ist und was der Empfänger notiert hat. Stimmen alle drei überein, gilt die Lieferung als in Ordnung.

Er bucht den Wareneingang. Er schreibt die Buchung im Warenwirtschaftssystem gegen die passende Bestellung, mit dem Lieferschein als Anhang und, falls vorhanden, der Charge. Diese Buchung tippt heute ein Mensch ab, zwei Tage später.

Er gleicht die Lieferantenrechnung mit dem Lieferschein ab. Nicht mit der Bestellung, das ist der übliche Fehler: Was berechnet wird, wird mit dem verglichen, was tatsächlich angekommen ist. Eine Rechnung über hundert Kisten bei einem Lieferschein über achtundneunzig ist eine Abweichung, die sich am Tag des Rechnungseingangs von selbst markiert.

Er gleicht die Frachtrechnung mit der Fahrt ab. Der Transport wird gesondert berechnet und fast nie mit irgendetwas abgeglichen. Der Agent ordnet ihn der Lieferung zu, die ihn ausgelöst hat, und vergleicht den berechneten mit dem angebotenen Preis für diese Fahrt.

Er eröffnet einen Fall, wenn etwas nicht aufgeht. Mit den drei Dokumenten darin, der zuständigen Person und der berechneten Differenz, bevor die Rechnung freigegeben wird.

Was sich ändert

Die Abweichung fällt an dem Tag auf, an dem das Papier eingeht, nicht dreißig Tage später. Aus einer unmöglichen Reklamation wird ein Anruf von zwei Minuten, und aus einer Abschreibarbeit wird eine Prüfung von Ausnahmen: Eine Person schaut sich die Lieferungen an, die nicht aufgegangen sind, statt alle zu erfassen.

Wo er nicht allein arbeitet

Bei der Entscheidung. Der Agent gleicht ab, markiert und legt den Fall an, aber er gibt keine Zahlung frei, stellt keine Gutschrift aus und entscheidet nicht, ob eine Abweichung reklamiert oder hingenommen wird. Das macht eine Person, und diese Entscheidung wird mit Datum und Urheber festgehalten.

Er rät auch nicht. Ein handschriftlicher Lieferschein mit unleserlicher Schrift wird nicht interpretiert: Er geht mit dem Foto daneben an eine Person. Ein erfundener Wert in einem Abgleich ist schlimmer als ein fehlender, denn der fehlende fällt auf und dem erfundenen wird geglaubt.

Warum der Kanal wichtig ist

Weil der Fahrer kein Portal öffnen wird. Er wird weiter das Foto machen und es per WhatsApp schicken, denn das hat er in der Hand, wenn er aus dem Lkw steigt. Was sich ändert, ist nicht die Gewohnheit des Fahrers, sondern wo das Foto landet. Heute landet es in einer Gruppe, in der sich Adressen, Terminänderungen und Witze mischen. Wenn es einer Lieferung zugeordnet ankommt, mit Uhrzeit und Absender, ist es ein Dokument.

Wo man anfängt

Bei einer Route oder einem Lieferanten, nicht beim ganzen Betrieb. Man verbindet den Kanal, über den die Fotos schon heute ankommen, hinterlegt einmal das Lieferscheinformat dieses Lieferanten und beobachtet zwei Wochen lang, wie viele Abweichungen auftauchen, die vorher niemand gesehen hat. Diese Zahl entscheidet, ob es sich lohnt, das auf den Rest auszuweiten.