Wie Sie Zahlungsbelege aus WhatsApp automatisch mit KI verbuchen

Der Kunde zahlt und schickt den Screenshot. Nicht an die E-Mail-Adresse der Buchhaltung, sondern in den Chat des Verkäufers, mit dem er immer spricht, denn dort läuft die Unterhaltung. Der Verkäufer sieht ihn, bedankt sich und leitet ihn an die Buchhaltung weiter, wenn er daran denkt.

Danach öffnet jemand den Kontoauszug, sucht eine Buchung über diesen Betrag, findet sie zwischen fünfzehn ähnlichen und ordnet sie von Hand dem Kunden und der Rechnung zu.

Wie es heute läuft

Es sind fünf Schritte, und keiner ist schwierig: den Screenshot empfangen, Betrag und Datum ablesen, den Kontoauszug oder das Onlinebanking öffnen, die passende Buchung finden und die Zahlung gegen die offene Rechnung dieses Kunden verbuchen.

Der aufwendige ist der vierte. An einem gewöhnlichen Tag gehen zehn oder zwanzig Überweisungen über ähnliche Beträge ein, manche mit Verwendungszweck und andere ohne alles, und man muss entscheiden, welche es ist. Das macht man nicht in Eile, also macht man es, wenn gerade Zeit ist.

Und in der Zwischenzeit passieren drei Dinge, alle teuer.

Die Zahlung bleibt mehrere Tage unverbucht, also stimmt der Saldo nicht, den der Verkäufer sieht, wenn er wieder verkauft. Er mahnt jemanden, der schon bezahlt hat, oder verkauft an jemanden, der höher verschuldet ist, als das System anzeigt.

Der Beleg lebt in einer Unterhaltung. Wenn man zwei Monate später nachweisen muss, wann bezahlt wurde, muss man den Verkäufer um einen Screenshot bitten.

Und was nicht übereinstimmt, fällt erst beim Abschluss auf. Eine Überweisung über einen anderen Betrag als den der Rechnung ist ein Gespräch, das man am Tag des Eingangs hätte führen müssen, nicht dreißig Tage später.

Was die Technik konkret tut

Sie liest das Bild. Betrag, Datum, Absenderbank, Zielkonto und Referenznummer, aus dem Screenshot oder aus dem PDF des Belegs. Auch wenn er gedreht, abgeschnitten oder schlecht aufgenommen ankommt, und so kommen Belege an.

Sie sucht die Buchung auf dem Konto. Sie gleicht das Gelesene mit den Zahlungseingängen und mit den offenen Rechnungen dieses Kunden in Ihrem Warenwirtschaftssystem ab.

Sie schlägt die Zuordnung vor. Sie bereitet vor, zu welchem Kunden und welcher Rechnung die Zahlung gehört, mit Betrag, Datum und der gefundenen Buchung im Blick, bereit zur Freigabe mit einem Klick. Was nicht aufgeht, markiert sie.

Sie hängt den Beleg dort an, wo er hingehört. Dem Kunden und der Rechnung im System zugeordnet, nicht in einer Unterhaltung. Zwei Monate später findet man ihn über die Rechnung.

Sie aktualisiert den Saldo. Sobald die Zuordnung freigegeben ist, ist das Kundenkonto auf dem aktuellen Stand, und der Verkäufer sieht den echten Saldo, wenn er dem Kunden wieder etwas verkauft.

Was sich ändert

Die Zahlung wird am Tag des Eingangs verbucht statt in der Woche darauf, und der Beleg lebt nicht mehr auf dem Telefon eines Verkäufers. Die Person in der Buchhaltung sucht keine Buchungen mehr, sondern gibt Vorschläge frei, und das dauert Sekunden.

Der Fall, der am häufigsten vorkommt

Die Teilzahlung. Der Kunde überweist weniger, als auf der Rechnung steht, weil er eine Gutschrift abzieht, die er im Kopf hat und die niemand ausgestellt hat. Der Agent markiert die Differenz am Tag des Eingangs, und so wird aus einem Problem beim Monatsabschluss eine Frage von zwei Minuten.

Wo sie nicht allein arbeitet

Bei der Freigabe. Der Agent schlägt vor, eine Person bestätigt, und diese Bestätigung wird festgehalten. Das ist keine Formalität: Die Zuordnung verändert den Saldo eines Kunden, und ein falsch veränderter Saldo führt zu einer Mahnung an jemanden, der nichts schuldete.

Und bei Zahlungen, die sich nicht zuordnen lassen. Es ist eine Überweisung ohne Verwendungszweck eingegangen, und es gibt keinen Weg herauszufinden, von wem sie stammt: Das wird ein Fall mit einer zuständigen Person, und man kann beim Kunden in derselben Unterhaltung nachfragen, in der er bestellt. Was der Agent nicht tut, ist raten, wem er sie zuordnet.

Wo man anfängt

Bei dem Kanal, über den die Belege heute ankommen, und das ist meistens das WhatsApp der Verkäufer. Vom Kunden muss niemand verlangen, etwas zu ändern: Es ändert sich, wo das Foto landet und was in den zehn Minuten danach damit passiert.