Cómo conciliar remitos y facturas de entregas físicas automáticamente con IA

Llega un camión con limones. El chofer saca una foto del remito firmado y la manda al grupo de WhatsApp donde se coordinan las entregas. Unos días después llega la factura del transportista por el flete, y en algún momento llega la factura del proveedor por la fruta.

Son tres papeles de la misma entrega, emitidos por tres empresas distintas, que llegan por tres canales distintos y en tres momentos distintos. La única forma de saber si lo que pagás es lo que recibiste es ponerlos al lado.

Cómo se hace hoy

Alguien descarga la foto del grupo cuando puede. Las dos facturas entran por correo y van a la carpeta de pendientes de pago. Y la comparación, que es el único momento en que se detecta una diferencia, se hace al cierre de mes, si se hace.

Los pasos, uno por uno: buscar la foto entre los mensajes del grupo, abrirla y leer a mano el número de remito y las cantidades, buscar la orden de compra en el ERP, comparar a ojo, buscar la factura del proveedor en el correo, comparar otra vez, y recién ahí cargar el ingreso de mercadería. Por cada entrega. En una operación con diez entregas diarias eso es una persona completa haciendo tareas de copiado.

Para cuando llega el cierre, las dos facturas ya están autorizadas. Reclamar una diferencia de dos cajones sobre una factura pagada cuesta más que los dos cajones, así que no se reclama. La pérdida no aparece como pérdida: aparece como un margen un poco peor que el del mes anterior.

Qué hace la tecnología, concretamente

El agente trabaja sobre los tres documentos a medida que entran, no al cierre.

Lee la foto del remito. Interpreta la imagen que el chofer mandó por WhatsApp y extrae número, fecha, cantidades y lo que esté anotado a mano en el pie, que suele ser lo más importante porque es donde el que recibió escribió que faltaban dos cajones o que uno venía golpeado. Una foto sacada de costado, con sombra o con el papel arrugado se procesa igual.

Consulta tu ERP y cruza contra la orden de compra. Lo que se pidió, lo que el remito dice que llegó y lo que el que recibió anotó. Si los tres coinciden, la entrega queda conforme.

Registra el ingreso de mercadería. Escribe el movimiento en el sistema de gestión contra la orden de compra correspondiente, con el remito adjunto y el lote si lo hay. Ese asiento hoy lo tipea una persona, dos días después.

Cruza la factura del proveedor contra el remito. No contra la orden de compra, que es el error habitual: lo que se factura se compara contra lo que efectivamente llegó. Una factura por cien cajones sobre un remito de noventa y ocho es una diferencia que se marca sola, el día que la factura entra.

Cruza la factura del flete contra el viaje. El transporte se cobra aparte y casi nunca se cruza con nada. El agente lo asocia a la entrega que lo originó y compara lo cobrado contra lo cotizado para ese viaje.

Abre un caso cuando algo no cierra. Con los tres documentos adentro, el responsable asignado y la diferencia calculada, antes de que la factura se autorice.

Qué cambia

La diferencia se detecta el día que entra el papel, no treinta días después. Eso convierte un reclamo imposible en una llamada de dos minutos, y convierte un trabajo de copiado en una revisión de excepciones: una persona mira las entregas que no cerraron en vez de cargar todas.

Dónde no va solo

En la decisión. El agente cruza, marca y arma el caso, pero no autoriza un pago, no emite una nota de crédito y no decide si una diferencia se reclama o se deja pasar. Eso lo hace una persona, y esa decisión queda registrada con fecha y autor.

Tampoco adivina. Un remito manuscrito con letra ilegible no se interpreta: se deriva a una persona con la foto al lado. Un dato inventado en una conciliación es peor que un dato faltante, porque el faltante se ve y el inventado se cree.

Por qué el canal importa

Porque el chofer no va a entrar a un portal. Va a seguir sacando la foto y mandándola por WhatsApp, que es lo que tiene en la mano al bajar del camión. Lo que cambia no es la costumbre del chofer: es dónde cae esa foto. Hoy cae en un grupo donde conviven direcciones, cambios de horario y chistes. Cuando cae asociada a una entrega, con su hora y su autor, es un documento.

Por dónde se empieza

Por una ruta o un proveedor, no por toda la operación. Se conecta el canal por donde ya llegan las fotos, se carga el formato de remito de ese proveedor una vez, y se mira durante dos semanas cuántas diferencias aparecen que antes no se veían. Ese número es el que decide si vale la pena extenderlo al resto.