Cómo registrar automáticamente con IA las ausencias y certificados médicos que llegan por WhatsApp
Nadie va a entrar a un portal de autogestión a las seis de la mañana para avisar que no llega. Va a mandarle un mensaje al encargado, que es lo que tiene a mano y lo que funciona.
El problema no es ese. El problema es lo que pasa después: el encargado lo anota en un papel, y si ese día está de franco, el aviso no existe para nadie más.
Cómo se hace hoy
El aviso vive en el teléfono personal de una persona. La foto del certificado queda en una conversación y cuando liquidación la pide hay que buscarla seis semanas atrás. Y el ausentismo se mira al cierre del mes, cuando ya no se puede hacer nada con ese dato.
Los pasos reales son: el encargado recibe el mensaje, lo anota, se acuerda de avisarle a recursos humanos, alguien abre la foto del certificado, lee a mano la fecha y los días indicados, y carga la novedad en el sistema de personal para que impacte en la liquidación. Cada paso depende de que una persona concreta esté ese día.
Hay además un riesgo que no es de eficiencia: si la empresa no puede mostrar cuándo se avisó una ausencia y qué certificado se presentó, está discutiendo sin registro un tema donde el registro es lo único que vale.
Qué hace la tecnología, concretamente
Recibe el aviso en la línea del área, no en un celular. Si quien lo recibe no está, lo ve quien cubre. El aviso queda con su hora, su autor y su estado, sin que nadie cambie de aplicación.
Lee el certificado de la foto. Fecha de emisión, días indicados, fecha de alta y profesional que lo firma. Con eso arma la novedad para el sistema de personal, sin que alguien la tipee.
Lo asocia a la persona y al período. El certificado deja de ser una imagen en una conversación y pasa a ser un documento del legajo, que es donde se busca cuando hace falta.
Avisa a quien tiene que cubrir. La ausencia del turno de mañana le llega al responsable de ese turno en el momento, no a las nueve cuando ya falta gente en la línea.
Clasifica por área, turno y motivo. Lo que se repite se ve mientras pasa, no en el reporte de fin de mes.
Qué cambia
El aviso deja de depender de que una persona esté. Y el dato de ausentismo existe el mismo día, que es cuando todavía se puede reorganizar un turno.
Dónde no va solo
En lo que no se lee con certeza. Un certificado con letra ilegible o una foto cortada no se interpretan: se derivan a una persona con la imagen al lado. Acá un día mal leído es un día mal liquidado.
Y en nada que tenga que ver con el diagnóstico. El agente lee los datos administrativos que hacen falta para registrar la novedad. Lo que el certificado dice sobre la salud de una persona es información sensible y se trata como tal: quién del equipo puede verla se configura aparte, y no se responde ni se comenta de forma automática.
El cambio de fondo
El dato ya se genera todos los días, en forma de mensaje. Lo único que falta es que no se pierda. Y eso no se arregla pidiéndole al equipo que use otra cosa, porque el equipo va a seguir avisando por donde le resulta.
Por dónde se empieza
Por una línea por área o por planta. Los avisos empiezan a quedar registrados el mismo día, sin tocar nada de lo que la gente hace hoy.