Cómo imputar automáticamente con IA los comprobantes de pago que llegan por WhatsApp
El cliente paga y manda la captura. No al correo de administración: al chat del vendedor con el que habla siempre, porque es donde está la conversación. El vendedor la ve, dice gracias, y la reenvía a administración cuando se acuerda.
Después alguien abre el extracto del banco, busca un movimiento por ese importe, lo encuentra entre otros quince parecidos y lo imputa a mano al cliente y a la factura.
Cómo se hace hoy
Son cinco pasos, y ninguno es difícil: recibir la captura, leer el importe y la fecha, abrir el extracto o el homebanking, encontrar el movimiento que coincide, y cargar la imputación contra la factura abierta de ese cliente.
El que cuesta es el cuarto. Un día cualquiera hay diez o veinte transferencias recibidas por importes parecidos, algunas con referencia y otras sin nada, y hay que decidir cuál es. Eso no se hace apurado, así que se hace cuando hay un rato.
Y mientras tanto pasan tres cosas, todas caras.
El pago queda sin imputar varios días, así que el saldo que el vendedor ve cuando va a vender de nuevo está mal. Le reclama a alguien que ya pagó, o le vende a alguien que está más endeudado de lo que el sistema dice.
El comprobante vive en una conversación. Cuando dos meses después hay que demostrar cuándo se pagó, hay que pedirle una captura al vendedor.
Y lo que no coincide se descubre al cierre. Una transferencia por un importe distinto del de la factura es una conversación que había que tener el día que entró, no treinta días después.
Qué hace la tecnología, concretamente
Lee la imagen. Importe, fecha, banco de origen, CBU o alias de destino y número de referencia, desde la captura de pantalla o desde el PDF del comprobante. Lo mismo si llega rotada, cortada o sacada de mala manera, que es como llegan.
Busca el movimiento en la cuenta. Cruza lo que leyó contra los movimientos acreditados y contra las facturas abiertas de ese cliente en tu sistema de gestión.
Propone la imputación. Deja armado a qué cliente y a qué factura corresponde, con el importe, la fecha y el movimiento identificado a la vista, listo para aprobar con un clic. Lo que no cierra, lo marca.
Adjunta el comprobante donde corresponde. Asociado al cliente y a la factura en el sistema, no en una conversación. Dos meses después se encuentra buscando la factura.
Actualiza el saldo. Una vez aprobada la imputación, la cuenta corriente de ese cliente queda al día, así que el vendedor ve el saldo real cuando va a venderle.
Qué cambia
El pago se imputa el día que entra en vez de la semana que viene, y el comprobante deja de vivir en el teléfono de un vendedor. La persona de administración deja de buscar movimientos y pasa a aprobar propuestas, que es una tarea de segundos.
El caso que más se repite
El pago parcial. El cliente transfiere menos de lo que dice la factura porque está descontando una nota de crédito que tiene en la cabeza y que nadie emitió. El agente marca la diferencia el día que entra, y eso convierte un problema de cierre de mes en una pregunta de dos minutos.
Dónde no va solo
En la aprobación. El agente propone y una persona confirma, y esa confirmación queda registrada. No es una formalidad: la imputación mueve el saldo de un cliente, y un saldo mal movido genera un reclamo a alguien que no debía nada.
Y en los pagos que no se pueden identificar. Entró una transferencia sin referencia y no hay forma de saber de quién es: eso queda como caso con responsable, y se le puede preguntar al cliente desde la misma conversación donde compra. Lo que no hace es adivinar a quién imputarla.
Por dónde se empieza
Por el canal donde hoy llegan los comprobantes, que suele ser el WhatsApp de los vendedores. No hay que pedirle al cliente que cambie nada: lo que cambia es dónde cae la foto y qué pasa con ella en los diez minutos siguientes.