Cómo automatizar los recordatorios de pago sin que los mande el vendedor
La factura venció hace diez días. La persona que tiene la relación con ese cliente es la misma que le vende, y reclamarle el pago le cuesta la próxima venta. Así que el recordatorio sale tarde, sale tibio, o no sale.
No es un problema de disciplina. Es que se le está pidiendo a una persona que haga dos trabajos cuyos incentivos se contradicen.
Cómo se hace hoy
La cartera vencida se mira una vez por mes, en una planilla, cuando alguien saca el reporte del sistema. Entre medio nadie sabe a quién hay que insistirle, porque el dato está en el sistema y el que podría usarlo está vendiendo.
Cuando el aviso finalmente sale, sale del teléfono del vendedor, con el saldo de la planilla de la semana pasada. Si el cliente ya pagó y nadie lo imputó, el reclamo le llega igual.
Y cada día de atraso lo financia tu empresa. No aparece como un costo en ningún lado, pero es plata que está afuera porque nadie avisó.
Qué hace la tecnología, concretamente
Lee los vencimientos de tu sistema. Todos los días, contra la cuenta corriente real: qué factura vence, de qué cliente, por cuánto y en cuántos días.
Manda el aviso desde la línea de la empresa. No desde el teléfono del vendedor: desde el número que la empresa defina. Eso saca al vendedor del lugar incómodo y, de paso, hace que el mensaje se lea distinto. Un aviso de administración es un trámite. El mismo aviso del vendedor es un reclamo personal.
Consulta el saldo en el momento de mandarlo. No el de la planilla de la semana pasada. Si el pago ya entró, el aviso no sale. Reclamarle a alguien que ya pagó es la forma más rápida de que el próximo aviso se ignore.
Sale antes del vencimiento. El aviso que sale tres días antes de la fecha cobra distinto del que sale a los veinte días. Uno es un recordatorio y el otro es una cobranza. Fuera de la ventana de 24 horas va sobre una plantilla aprobada, que es la forma de hacerlo sin poner en riesgo el número.
Recibe el comprobante y lo imputa. El cliente responde con la captura en la misma conversación, el agente la lee y la asocia a la factura, y el saldo queda al día sin que nadie lo cargue.
Qué cambia
El aviso deja de depender de que alguien se acuerde y de que quiera hacerlo. Pasa a ser una lista con fechas, que es una categoría de problema distinta.
Lo que hay que decir con honestidad
Esto no cobra lo incobrable. Un cliente que no tiene con qué pagar no va a pagar porque le llegue un mensaje mejor escrito. Lo que resuelve es la otra parte de la cartera vencida, que suele ser la mayor: la gente que iba a pagar y a la que nadie le avisó a tiempo.
Dónde no va solo
En la escalada. Un cliente que no responde tres avisos no es un caso para un agente: es una decisión comercial sobre si se le sigue vendiendo. Eso queda como caso con responsable y lo toma una persona.
Y en el tono con los clientes delicados. Siempre hay cuentas donde el aviso automático no corresponde, por el tamaño o por la relación. Esas se marcan y quedan fuera, por cliente y por factura.
Por dónde se empieza
Por los avisos previos al vencimiento, no por la cobranza dura. Son los que menos fricción generan, los que más plata mueven y los que dejan ver, en dos semanas, cuánto de tu cartera vencida era simplemente falta de aviso.