Cómo controlar el consumo de una flota automáticamente con los tickets que llegan por WhatsApp
El chofer carga combustible, saca la foto del ticket y la manda al grupo. A veces suma la foto del cuentakilómetros. Es exactamente el dato que hace falta para controlar una flota, y llega todos los días.
Lo que no llega es alguien con tiempo para cargarlo.
Cómo se hace hoy
La planilla se actualiza cuando se puede. Alguien baja las fotos del grupo, abre cada una, lee los litros y el importe, busca el vehículo, busca el odómetro anterior, resta, divide, y carga la fila. Por cada carga, de cada camión, de todos los días.
Como eso no entra en la semana de nadie, se hace en tandas, y el consumo de un vehículo se mira al comparar el trimestre. Un vehículo que consume de más durante tres meses es una pérdida que ya se hizo: el dato para detectarla estuvo llegando todos los días en forma de foto.
Lo mismo con los vencimientos. La verificación técnica, el seguro y la licencia tienen fecha, y esa fecha está escrita en algún lado. Se descubre vencida en un control en la ruta.
Qué hace la tecnología, concretamente
Lee el ticket. Litros, importe, fecha, estación y patente si figura. Y la foto del cuentakilómetros, si viene. Los dos datos entran asociados al vehículo y al chofer.
Calcula el consumo. Litros contra kilómetros recorridos desde la carga anterior, por vehículo y por chofer, actualizado el día que la carga ocurre. Un desvío se ve mientras pasa.
Controla la coherencia antes de cargar. Un dígito mal leído en el odómetro genera un consumo absurdo. Cuando el número no cierra con el anterior, el agente lo marca en lugar de cargarlo, que es la diferencia entre un dato útil y una planilla contaminada.
Dispara el mantenimiento. El kilometraje que el chofer informa es lo que gatilla la orden de service cuando corresponde, en lugar de un plan en una planilla que nadie cruza con la realidad.
Avisa los vencimientos antes. Cada documento del vehículo queda con su fecha y su responsable, y el aviso sale antes de la fecha, no cuando alguien lo encuentra vencido.
Deja el gasto imputado. Cada carga queda asociada al vehículo y al centro de costo, así que el gasto de combustible por unidad deja de ser una estimación de fin de mes.
Qué cambia
El control de flota deja de ser un reporte trimestral y pasa a ser algo que se mira cuando pasa. Un consumo que se dispara se ve en la segunda carga, no en el segundo mes.
Dónde no va solo
En lo que no se lee. Un ticket arrugado, mal iluminado o cortado se deriva a una persona.
Y tampoco juzga al chofer. Un consumo alto puede ser la ruta, la carga o el vehículo. El agente muestra el número; la conversación la tiene una persona.
Por qué el canal es el que es
Porque el chofer no va a usar una aplicación nueva en una estación de servicio con el surtidor esperando. Va a sacar la foto, que es lo que hace hoy. Lo único que cambia es qué pasa con esa foto en los treinta segundos siguientes.
Por dónde se empieza
Por combustible y vencimientos, que son los dos que más plata mueven y los más fáciles de leer de una imagen. El resto del control de flota se suma después, con el hábito ya instalado.