Comment enregistrer automatiquement avec l'IA les absences et arrêts maladie qui arrivent par WhatsApp
Personne ne va se connecter à un portail RH à six heures du matin pour prévenir qu'il ne viendra pas. Il va envoyer un message à son responsable, parce que c'est ce qu'il a sous la main et que ça marche.
Le problème n'est pas là. Le problème, c'est ce qui se passe ensuite : le responsable le note sur un papier, et si ce jour-là il est en repos, l'avis n'existe pour personne d'autre.
Comment cela se passe aujourd'hui
L'avis vit dans le téléphone personnel d'une seule personne. La photo du certificat reste dans une conversation, et quand la paie la réclame, il faut remonter six semaines en arrière pour la retrouver. Et l'absentéisme s'examine à la clôture du mois, quand on ne peut plus rien faire de cette information.
Les étapes réelles sont les suivantes : le responsable reçoit le message, le note, pense à prévenir les ressources humaines, quelqu'un ouvre la photo du certificat, lit à la main la date et le nombre de jours prescrits, et saisit l'événement dans le logiciel de gestion du personnel pour qu'il soit pris en compte dans la paie. Chaque étape dépend de la présence d'une personne précise ce jour-là.
Il y a aussi un risque qui ne relève pas de l'efficacité : si l'entreprise ne peut pas montrer quand une absence a été signalée et quel certificat a été présenté, elle discute sans trace d'un sujet où la trace est la seule chose qui compte.
Ce que fait la technologie, concrètement
Elle reçoit l'avis sur la ligne du service, pas sur un portable. Si la personne qui le reçoit est absente, celle qui la remplace le voit. L'avis est enregistré avec son heure, son auteur et son statut, sans que personne ne change d'application.
Elle lit le certificat sur la photo. Date d'émission, nombre de jours prescrits, date de reprise et praticien signataire. Avec cela, elle prépare l'événement pour le logiciel de gestion du personnel, sans que personne ne le saisisse.
Elle l'associe à la personne et à la période. Le certificat cesse d'être une image dans une conversation et devient un document du dossier du salarié, là où on le cherche quand on en a besoin.
Elle prévient la personne qui doit organiser le remplacement. L'absence de l'équipe du matin arrive au responsable de cette équipe sur le moment, pas à neuf heures quand il manque déjà du monde sur la ligne.
Elle classe par service, par équipe et par motif. Ce qui se répète se voit pendant que cela se produit, pas dans le rapport de fin de mois.
Ce qui change
L'avis ne dépend plus de la présence d'une personne. Et la donnée d'absentéisme existe le jour même, quand on peut encore réorganiser une équipe.
Là où elle ne travaille pas seule
Sur ce qui ne se lit pas avec certitude. Un certificat à l'écriture illisible ou une photo coupée ne sont pas interprétés : ils sont transmis à une personne avec l'image à côté. Ici, un jour mal lu est un jour mal payé.
Et sur tout ce qui touche au diagnostic. L'agent lit les données administratives nécessaires pour enregistrer l'événement. Ce que le certificat dit de la santé d'une personne est une information sensible et elle est traitée comme telle : qui dans l'équipe peut la voir se configure à part, et rien n'y est répondu ni commenté automatiquement.
Le changement de fond
La donnée est déjà produite tous les jours, sous forme de message. La seule chose qui manque, c'est qu'elle ne se perde pas. Et cela ne se règle pas en demandant à l'équipe d'utiliser autre chose, parce que l'équipe continuera à prévenir par le canal qui lui convient.
Par où commencer
Par une ligne par service ou par site. Les avis commencent à être enregistrés dès le premier jour, sans rien changer à ce que les gens font aujourd'hui.