Comment lettrer automatiquement avec l'IA les preuves de paiement qui arrivent par WhatsApp

Le client paie et envoie la capture. Pas à l'adresse e-mail de la comptabilité : dans la conversation avec le commercial à qui il parle toujours, parce que c'est là qu'est l'échange. Le commercial la voit, dit merci, et la transfère à la comptabilité quand il y pense.

Ensuite, quelqu'un ouvre le relevé bancaire, cherche un mouvement de ce montant, le trouve parmi quinze autres semblables et l'affecte à la main au client et à la facture.

Comment cela se passe aujourd'hui

Il y a cinq étapes, et aucune n'est difficile : recevoir la capture, lire le montant et la date, ouvrir le relevé ou la banque en ligne, trouver le mouvement qui correspond, et saisir le lettrage sur la facture ouverte de ce client.

Celle qui coûte, c'est la quatrième. Un jour ordinaire, il y a dix ou vingt virements reçus pour des montants proches, certains avec une référence et d'autres sans rien, et il faut décider lequel est le bon. Cela ne se fait pas dans la précipitation, alors on le fait quand on a un moment.

Et pendant ce temps, trois choses se produisent, toutes coûteuses.

Le paiement reste non lettré plusieurs jours, et le solde que voit le commercial quand il revient vendre est faux. Il relance quelqu'un qui a déjà payé, ou il vend à quelqu'un plus endetté que ce qu'indique le système.

La preuve vit dans une conversation. Quand, deux mois plus tard, il faut démontrer la date du paiement, il faut demander une capture au commercial.

Et ce qui ne correspond pas se découvre à la clôture. Un virement d'un montant différent de celui de la facture est une conversation qu'il fallait avoir le jour où il est arrivé, pas trente jours plus tard.

Ce que fait la technologie, concrètement

Elle lit l'image. Montant, date, banque émettrice, IBAN du bénéficiaire et numéro de référence, depuis la capture d'écran ou depuis le PDF de l'avis de virement. De la même façon si elle arrive pivotée, coupée ou mal prise, ce qui est le cas habituel.

Elle cherche le mouvement sur le compte. Elle recoupe ce qu'elle a lu avec les mouvements crédités et avec les factures ouvertes de ce client dans votre système de gestion.

Elle propose le lettrage. Elle prépare à quel client et à quelle facture le paiement correspond, avec le montant, la date et le mouvement identifié bien visibles, prêt à être validé en un clic. Ce qui ne correspond pas, elle le signale.

Elle joint la preuve au bon endroit. Associée au client et à la facture dans le système, pas dans une conversation. Deux mois plus tard, on la retrouve en cherchant la facture.

Elle met le solde à jour. Une fois le lettrage validé, le compte de ce client est à jour, et le commercial voit le vrai solde quand il revient lui vendre.

Ce qui change

Le paiement est lettré le jour où il arrive au lieu de la semaine suivante, et la preuve cesse de vivre dans le téléphone d'un commercial. La personne de la comptabilité ne cherche plus des mouvements : elle valide des propositions, ce qui prend quelques secondes.

Le cas qui revient le plus souvent

Le paiement partiel. Le client vire moins que le montant de la facture parce qu'il déduit un avoir qu'il a en tête et que personne n'a émis. L'agent signale l'écart le jour où le paiement arrive, et cela transforme un problème de clôture mensuelle en une question de deux minutes.

Là où elle ne travaille pas seule

Sur la validation. L'agent propose et une personne confirme, et cette confirmation reste enregistrée. Ce n'est pas une formalité : le lettrage modifie le solde d'un client, et un solde mal modifié provoque une relance chez quelqu'un qui ne devait rien.

Et sur les paiements impossibles à identifier. Un virement est arrivé sans référence et rien ne permet de savoir de qui il vient : il devient un dossier avec un responsable, et l'on peut poser la question au client dans la même conversation où il passe ses commandes. Ce qu'elle ne fait pas, c'est deviner à qui l'affecter.

Par où commencer

Par le canal où arrivent aujourd'hui les preuves de paiement, qui est en général le WhatsApp des commerciaux. Il n'y a rien à demander au client : ce qui change, c'est l'endroit où tombe la photo et ce qu'elle devient dans les dix minutes qui suivent.