Comment rapprocher automatiquement avec l'IA les bons de livraison et les factures des livraisons physiques

Un camion arrive avec des citrons. Le chauffeur prend une photo du bon de livraison signé et l'envoie au groupe WhatsApp où l'on coordonne les livraisons. Quelques jours plus tard arrive la facture du transporteur pour le fret, et à un moment donné arrive la facture du fournisseur pour les fruits.

Ce sont trois documents pour la même livraison, émis par trois entreprises différentes, qui arrivent par trois canaux différents et à trois moments différents. La seule façon de savoir si ce que vous payez correspond à ce que vous avez reçu est de les mettre côte à côte.

Comment cela se passe aujourd'hui

Quelqu'un télécharge la photo du groupe quand il peut. Les deux factures arrivent par e-mail et vont dans le dossier des paiements en attente. Et la comparaison, qui est le seul moment où l'on détecte un écart, se fait à la clôture du mois, si elle se fait.

Les étapes, une par une : chercher la photo parmi les messages du groupe, l'ouvrir et lire à la main le numéro du bon et les quantités, chercher le bon de commande dans l'ERP, comparer à l'œil, chercher la facture du fournisseur dans les e-mails, comparer de nouveau, et seulement ensuite saisir l'entrée de marchandise. Pour chaque livraison. Dans une activité avec dix livraisons par jour, cela représente une personne à plein temps qui fait du recopiage.

Quand arrive la clôture, les deux factures sont déjà validées. Réclamer un écart de deux cagettes sur une facture payée coûte plus cher que les deux cagettes, alors on ne réclame pas. La perte n'apparaît pas comme une perte : elle apparaît comme une marge un peu moins bonne que celle du mois précédent.

Ce que fait la technologie, concrètement

L'agent travaille sur les trois documents à mesure qu'ils arrivent, pas à la clôture.

Il lit la photo du bon de livraison. Il interprète l'image envoyée par le chauffeur sur WhatsApp et en extrait le numéro, la date, les quantités et ce qui est noté à la main en bas, qui est souvent le plus important, parce que c'est là que la personne qui a réceptionné a écrit qu'il manquait deux cagettes ou qu'une était abîmée. Une photo prise de travers, avec une ombre ou un papier froissé, est traitée de la même façon.

Il consulte votre ERP et recoupe avec le bon de commande. Ce qui a été commandé, ce que le bon dit être arrivé et ce que la personne qui a réceptionné a noté. Si les trois concordent, la livraison est déclarée conforme.

Il enregistre l'entrée de marchandise. Il écrit le mouvement dans le système de gestion sur le bon de commande correspondant, avec le bon de livraison en pièce jointe et le lot s'il y en a un. Aujourd'hui, cette écriture est saisie par une personne, deux jours plus tard.

Il recoupe la facture du fournisseur avec le bon de livraison. Pas avec le bon de commande, qui est l'erreur habituelle : ce qui est facturé se compare à ce qui est réellement arrivé. Une facture de cent cagettes pour un bon de quatre-vingt-dix-huit est un écart qui se signale tout seul, le jour où la facture arrive.

Il recoupe la facture du transport avec le trajet. Le transport se facture à part et n'est presque jamais recoupé avec quoi que ce soit. L'agent l'associe à la livraison qui l'a généré et compare le montant facturé au prix convenu pour ce trajet.

Il ouvre un dossier quand quelque chose ne colle pas. Avec les trois documents, le responsable désigné et l'écart calculé, avant que la facture soit validée.

Ce qui change

L'écart est détecté le jour où le document arrive, pas trente jours plus tard. Cela transforme une réclamation impossible en un appel de deux minutes, et un travail de recopiage en une revue des exceptions : une personne examine les livraisons qui ne concordent pas au lieu de toutes les saisir.

Là où il ne travaille pas seul

Sur la décision. L'agent recoupe, signale et prépare le dossier, mais il ne valide pas un paiement, n'émet pas d'avoir et ne décide pas si un écart se réclame ou se laisse passer. C'est une personne qui le fait, et cette décision est enregistrée avec sa date et son auteur.

Il ne devine pas non plus. Un bon manuscrit à l'écriture illisible n'est pas interprété : il est transmis à une personne avec la photo à côté. Une donnée inventée dans un rapprochement est pire qu'une donnée manquante, parce que la donnée manquante se voit et que la donnée inventée, on y croit.

Pourquoi le canal compte

Parce que le chauffeur ne va pas se connecter à un portail. Il va continuer à prendre la photo et à l'envoyer par WhatsApp, puisque c'est ce qu'il a en main en descendant du camion. Ce qui change, ce n'est pas l'habitude du chauffeur : c'est l'endroit où tombe cette photo. Aujourd'hui, elle tombe dans un groupe où se mélangent adresses, changements d'horaire et blagues. Quand elle tombe associée à une livraison, avec son heure et son auteur, c'est un document.

Par où commencer

Par une tournée ou un fournisseur, pas par toute l'activité. On connecte le canal par lequel les photos arrivent déjà, on charge une fois le format de bon de livraison de ce fournisseur, et on observe pendant deux semaines combien d'écarts apparaissent qu'on ne voyait pas avant. C'est ce chiffre qui décide s'il vaut la peine d'étendre au reste.