Comment contrôler automatiquement la consommation d'une flotte avec les tickets qui arrivent par WhatsApp

Le chauffeur fait le plein, prend le ticket en photo et l'envoie au groupe. Parfois, il ajoute la photo du compteur kilométrique. C'est exactement l'information qu'il faut pour piloter une flotte, et elle arrive tous les jours.

Ce qui n'arrive pas, c'est quelqu'un qui a le temps de la saisir.

Comment cela se passe aujourd'hui

Le tableur est mis à jour quand on peut. Quelqu'un télécharge les photos du groupe, ouvre chacune d'elles, lit les litres et le montant, cherche le véhicule, cherche le relevé kilométrique précédent, soustrait, divise, et saisit la ligne. Pour chaque plein, de chaque camion, tous les jours.

Comme cela ne rentre dans la semaine de personne, on le fait par lots, et la consommation d'un véhicule s'examine en comparant les trimestres. Un véhicule qui consomme trop pendant trois mois, c'est une perte déjà subie : l'information pour la repérer arrivait tous les jours sous forme de photo.

Même chose pour les échéances. Le contrôle technique, l'assurance et le permis ont une date, et cette date est écrite quelque part. On la découvre dépassée lors d'un contrôle sur la route.

Ce que fait la technologie, concrètement

Elle lit le ticket. Litres, montant, date, station et immatriculation si elle figure. Et la photo du compteur kilométrique, si elle est envoyée. Les deux données sont associées au véhicule et au chauffeur.

Elle calcule la consommation. Les litres rapportés aux kilomètres parcourus depuis le plein précédent, par véhicule et par chauffeur, mis à jour le jour même du plein. Un écart se voit pendant qu'il se produit.

Elle vérifie la cohérence avant d'enregistrer. Un chiffre mal lu sur le compteur donne une consommation absurde. Quand le relevé ne colle pas avec le précédent, l'agent le signale au lieu de l'enregistrer, et c'est toute la différence entre une donnée utile et un tableur pollué.

Elle déclenche l'entretien. C'est le kilométrage communiqué par le chauffeur qui déclenche l'ordre d'entretien au bon moment, au lieu d'un plan dans un tableur que personne ne confronte à la réalité.

Elle prévient des échéances à l'avance. Chaque document du véhicule a sa date et son responsable, et l'alerte part avant la date, pas quand quelqu'un le découvre expiré.

Elle impute la dépense. Chaque plein est associé au véhicule et au centre de coût, si bien que la dépense de carburant par véhicule n'est plus une estimation de fin de mois.

Ce qui change

Le contrôle de la flotte n'est plus un rapport trimestriel : il se regarde quand les choses arrivent. Une consommation qui s'envole se voit au deuxième plein, pas au deuxième mois.

Là où elle ne travaille pas seule

Sur ce qui ne se lit pas. Un ticket froissé, mal éclairé ou coupé est transmis à une personne.

Et elle ne juge pas le chauffeur. Une consommation élevée peut venir de l'itinéraire, du chargement ou du véhicule. L'agent montre le chiffre ; la conversation, c'est une personne qui la mène.

Pourquoi le canal est celui-là

Parce que le chauffeur n'utilisera pas une nouvelle application dans une station-service avec la pompe qui attend. Il prendra la photo, comme il le fait aujourd'hui. La seule chose qui change, c'est ce que devient cette photo dans les trente secondes qui suivent.

Par où commencer

Par le carburant et les échéances, qui sont les deux postes qui font bouger le plus d'argent et les plus faciles à lire sur une image. Le reste du contrôle de flotte s'ajoute ensuite, une fois l'habitude installée.