Come abbinare automaticamente con l'IA le ricevute di pagamento che arrivano su WhatsApp

Il cliente paga e manda lo screenshot. Non alla mail dell'amministrazione: alla chat del venditore con cui parla sempre, perché è lì che c'è la conversazione. Il venditore lo vede, dice grazie, e lo inoltra all'amministrazione quando se ne ricorda.

Poi qualcuno apre l'estratto conto, cerca un movimento con quell'importo, lo trova tra altri quindici simili e lo abbina a mano al cliente e alla fattura.

Come si fa oggi

Sono cinque passaggi, e nessuno è difficile: ricevere lo screenshot, leggere importo e data, aprire l'estratto conto o l'home banking, trovare il movimento che corrisponde, e registrare l'incasso sulla fattura aperta di quel cliente.

Quello che costa è il quarto. In un giorno qualsiasi ci sono dieci o venti bonifici ricevuti per importi simili, alcuni con causale e altri senza niente, e bisogna decidere qual è quello giusto. Non è una cosa da fare di corsa, quindi si fa quando c'è un momento libero.

E nel frattempo succedono tre cose, tutte care.

Il pagamento resta non abbinato per diversi giorni, quindi il saldo che il venditore vede quando va a vendere di nuovo è sbagliato. Sollecita qualcuno che ha già pagato, oppure vende a qualcuno che è più esposto di quanto dica il gestionale.

La ricevuta vive in una conversazione. Quando due mesi dopo bisogna dimostrare quando si è pagato, tocca chiedere uno screenshot al venditore.

E quello che non torna si scopre alla chiusura. Un bonifico per un importo diverso da quello della fattura è una conversazione da fare il giorno in cui è entrato, non trenta giorni dopo.

Cosa fa la tecnologia, in concreto

Legge l'immagine. Importo, data, banca di origine, IBAN di destinazione e numero di riferimento, dallo screenshot o dal PDF della ricevuta. Anche se arriva ruotata, tagliata o scattata male, che è come arrivano di solito.

Cerca il movimento sul conto. Incrocia quello che ha letto con i movimenti accreditati e con le fatture aperte di quel cliente nel tuo gestionale.

Propone l'abbinamento. Lascia pronto a quale cliente e a quale fattura corrisponde, con importo, data e movimento individuato bene in vista, da approvare con un clic. Quello che non torna, lo segnala.

Allega la ricevuta dove serve. Associata al cliente e alla fattura nel gestionale, non in una conversazione. Due mesi dopo la si trova cercando la fattura.

Aggiorna il saldo. Una volta approvato l'abbinamento, il conto del cliente risulta in pari, quindi il venditore vede il saldo reale quando va a vendergli.

Cosa cambia

Il pagamento si abbina il giorno in cui entra invece della settimana dopo, e la ricevuta smette di vivere nel telefono di un venditore. La persona dell'amministrazione smette di cercare movimenti e passa ad approvare proposte, che è un lavoro di pochi secondi.

Il caso che si ripete di più

Il pagamento parziale. Il cliente bonifica meno di quanto dice la fattura perché sta scalando una nota di credito che ha in testa e che nessuno ha emesso. L'agente segnala la differenza il giorno in cui entra, e questo trasforma un problema di chiusura mensile in una domanda di due minuti.

Dove non va da solo

Nell'approvazione. L'agente propone e una persona conferma, e quella conferma resta registrata. Non è una formalità: l'abbinamento muove il saldo di un cliente, e un saldo mosso male genera un sollecito a qualcuno che non doveva niente.

E nei pagamenti che non si possono identificare. È entrato un bonifico senza causale e non c'è modo di sapere di chi sia: resta come caso con un responsabile, e si può chiedere al cliente dalla stessa conversazione in cui compra. Quello che non fa è indovinare a chi abbinarlo.

Da dove si comincia

Dal canale dove oggi arrivano le ricevute, che di solito è il WhatsApp dei venditori. Non bisogna chiedere al cliente di cambiare niente: cambia dove finisce la foto e cosa le succede nei dieci minuti successivi.