Come automatizzare i solleciti di pagamento senza che li mandi il venditore

La fattura è scaduta da dieci giorni. La persona che ha il rapporto con quel cliente è la stessa che gli vende, e sollecitargli il pagamento le costa la prossima vendita. Così il promemoria parte tardi, parte tiepido, o non parte.

Non è un problema di disciplina. È che si chiede a una persona di fare due lavori con incentivi opposti.

Come si fa oggi

Lo scaduto si guarda una volta al mese, in un foglio Excel, quando qualcuno estrae il report dal gestionale. Nel frattempo nessuno sa chi va sollecitato, perché il dato è nel gestionale e chi potrebbe usarlo sta vendendo.

Quando finalmente l'avviso parte, parte dal telefono del venditore, con il saldo del foglio della settimana scorsa. Se il cliente ha già pagato e nessuno l'ha registrato, il sollecito gli arriva lo stesso.

E ogni giorno di ritardo lo finanzia la tua azienda. Non compare come costo da nessuna parte, ma sono soldi che restano fuori perché nessuno ha avvisato.

Cosa fa la tecnologia, in concreto

Legge le scadenze dal tuo gestionale. Ogni giorno, sul conto reale del cliente: quale fattura scade, di quale cliente, per quanto e tra quanti giorni.

Manda l'avviso dalla linea dell'azienda. Non dal telefono del venditore: dal numero che l'azienda decide. Questo toglie il venditore dalla posizione scomoda e, già che c'è, fa leggere il messaggio in un altro modo. Un avviso dell'amministrazione è una pratica. Lo stesso avviso dal venditore è un sollecito personale.

Verifica il saldo al momento dell'invio. Non quello del foglio della settimana scorsa. Se il pagamento è già entrato, l'avviso non parte. Sollecitare chi ha già pagato è il modo più rapido per far ignorare il prossimo avviso.

Parte prima della scadenza. L'avviso che parte tre giorni prima della data incassa in modo diverso da quello che parte dopo venti giorni. Uno è un promemoria e l'altro è un recupero crediti. Fuori dalla finestra di 24 ore va su un modello approvato, che è il modo di farlo senza mettere a rischio il numero.

Riceve la ricevuta e la abbina. Il cliente risponde con lo screenshot nella stessa conversazione, l'agente lo legge e lo associa alla fattura, e il saldo risulta aggiornato senza che nessuno lo registri.

Cosa cambia

L'avviso smette di dipendere dal fatto che qualcuno se ne ricordi e abbia voglia di farlo. Diventa una lista con delle date, che è un problema di tutt'altro tipo.

Quello che va detto con onestà

Questo non incassa l'inesigibile. Un cliente che non ha i soldi per pagare non pagherà perché gli arriva un messaggio scritto meglio. Quello che risolve è l'altra parte dello scaduto, che di solito è la più grande: le persone che avrebbero pagato e che nessuno ha avvisato in tempo.

Dove non va da solo

Nell'escalation. Un cliente che non risponde a tre avvisi non è un caso per un agente: è una decisione commerciale su se continuare a vendergli. Resta come caso con un responsabile e lo prende in mano una persona.

E nel tono con i clienti delicati. Ci sono sempre conti dove l'avviso automatico non è adatto, per le dimensioni o per il rapporto. Quelli si segnano e restano fuori, per cliente e per fattura.

Da dove si comincia

Dagli avvisi prima della scadenza, non dal recupero crediti duro. Sono quelli che creano meno attrito, quelli che muovono più soldi e quelli che fanno vedere, in due settimane, quanto del tuo scaduto era semplicemente mancanza di avviso.