Come controllare automaticamente i consumi di una flotta con gli scontrini che arrivano su WhatsApp

L'autista fa rifornimento, fotografa lo scontrino e lo manda nel gruppo. A volte aggiunge la foto del contachilometri. È esattamente il dato che serve per controllare una flotta, e arriva tutti i giorni.

Quello che non arriva è qualcuno con il tempo di registrarlo.

Come si fa oggi

Il foglio si aggiorna quando si può. Qualcuno scarica le foto dal gruppo, le apre una per una, legge litri e importo, cerca il veicolo, cerca il chilometraggio precedente, sottrae, divide e inserisce la riga. Per ogni rifornimento, di ogni camion, di tutti i giorni.

Siccome questo non entra nella settimana di nessuno, si fa a blocchi, e il consumo di un veicolo si guarda confrontando il trimestre. Un veicolo che consuma troppo per tre mesi è una perdita già avvenuta: il dato per accorgersene arrivava ogni giorno sotto forma di foto.

Lo stesso vale per le scadenze. Revisione, assicurazione e patente hanno una data, e quella data è scritta da qualche parte. Si scopre che è scaduta durante un controllo su strada.

Cosa fa la tecnologia, in concreto

Legge lo scontrino. Litri, importo, data, distributore e targa se c'è. E la foto del contachilometri, se arriva. Entrambi i dati entrano associati al veicolo e all'autista.

Calcola il consumo. Litri rispetto ai chilometri percorsi dal rifornimento precedente, per veicolo e per autista, aggiornato il giorno stesso del rifornimento. Uno scostamento si vede mentre succede.

Controlla la coerenza prima di registrare. Una cifra letta male sul contachilometri produce un consumo assurdo. Quando il numero non torna con il precedente, l'agente lo segnala invece di registrarlo, ed è la differenza tra un dato utile e un foglio inquinato.

Fa partire la manutenzione. I chilometri che l'autista comunica sono ciò che fa scattare l'ordine di tagliando quando serve, invece di un piano su un foglio che nessuno confronta con la realtà.

Avvisa delle scadenze in anticipo. Ogni documento del veicolo ha la sua data e il suo responsabile, e l'avviso parte prima della data, non quando qualcuno lo trova scaduto.

Lascia la spesa imputata. Ogni rifornimento resta associato al veicolo e al centro di costo, così la spesa di carburante per mezzo smette di essere una stima di fine mese.

Cosa cambia

Il controllo della flotta smette di essere un report trimestrale e diventa qualcosa che si guarda mentre succede. Un consumo che schizza in alto si vede al secondo rifornimento, non al secondo mese.

Dove non va da solo

In quello che non si legge. Uno scontrino stropicciato, poco illuminato o tagliato passa a una persona.

E non giudica l'autista. Un consumo alto può dipendere dal percorso, dal carico o dal veicolo. L'agente mostra il numero; la conversazione la fa una persona.

Perché il canale è questo

Perché l'autista non userà una nuova app in un distributore con la pompa che aspetta. Scatterà la foto, che è quello che fa oggi. L'unica cosa che cambia è cosa succede a quella foto nei trenta secondi successivi.

Da dove si comincia

Da carburante e scadenze, che sono le due voci che muovono più soldi e le più facili da leggere da un'immagine. Il resto del controllo flotta si aggiunge dopo, con l'abitudine già presa.