Come registrare automaticamente con l'IA le assenze e i certificati medici che arrivano su WhatsApp

Nessuno entrerà in un portale self-service alle sei del mattino per avvisare che non arriva. Manderà un messaggio al caposquadra, che è quello che ha a portata di mano e quello che funziona.

Il problema non è questo. Il problema è quello che succede dopo: il caposquadra lo segna su un foglio, e se quel giorno è di riposo, per tutti gli altri l'avviso non esiste.

Come si fa oggi

L'avviso vive nel telefono personale di una persona. La foto del certificato resta in una conversazione e quando l'ufficio paghe la chiede bisogna cercarla sei settimane indietro. E l'assenteismo si guarda a fine mese, quando con quel dato non si può più fare niente.

I passaggi reali sono: il caposquadra riceve il messaggio, lo annota, si ricorda di avvisare le risorse umane, qualcuno apre la foto del certificato, legge a mano la data e i giorni indicati, e inserisce la variazione nel sistema del personale perché finisca in busta paga. Ogni passaggio dipende dal fatto che una persona precisa sia presente quel giorno.

C'è poi un rischio che non riguarda l'efficienza: se l'azienda non può mostrare quando è stata comunicata un'assenza e quale certificato è stato presentato, sta discutendo senza registro un tema in cui il registro è l'unica cosa che conta.

Cosa fa la tecnologia, in concreto

Riceve l'avviso sulla linea del reparto, non su un cellulare. Se chi lo riceve non c'è, lo vede chi lo sostituisce. L'avviso resta con la sua ora, il suo autore e il suo stato, senza che nessuno cambi app.

Legge il certificato dalla foto. Data di emissione, giorni indicati, data di rientro e medico che lo firma. Con questo prepara la variazione per il sistema del personale, senza che qualcuno la digiti.

Lo associa alla persona e al periodo. Il certificato smette di essere un'immagine in una conversazione e diventa un documento del fascicolo, che è dove lo si cerca quando serve.

Avvisa chi deve coprire. L'assenza del turno del mattino arriva al responsabile di quel turno subito, non alle nove quando in linea manca già gente.

Classifica per reparto, turno e motivo. Quello che si ripete si vede mentre succede, non nel report di fine mese.

Cosa cambia

L'avviso non dipende più dalla presenza di una persona. E il dato sull'assenteismo esiste lo stesso giorno, quando si può ancora riorganizzare un turno.

Dove non va da solo

In quello che non si legge con certezza. Un certificato con una calligrafia illeggibile o una foto tagliata non si interpretano: passano a una persona con l'immagine accanto. Qui un giorno letto male è un giorno pagato male.

E in niente che abbia a che fare con la diagnosi. L'agente legge i dati amministrativi che servono per registrare la variazione. Quello che il certificato dice sulla salute di una persona è un'informazione sensibile e si tratta come tale: chi nel team può vederla si configura a parte, e non si risponde né si commenta in automatico.

Il cambiamento di fondo

Il dato si genera già ogni giorno, sotto forma di messaggio. Manca solo che non vada perso. E questo non si risolve chiedendo al team di usare un altro strumento, perché il team continuerà ad avvisare dal canale che gli viene comodo.

Da dove si comincia

Da una linea per reparto o per stabilimento. Gli avvisi cominciano a restare registrati dallo stesso giorno, senza toccare niente di quello che le persone fanno oggi.