Come riconciliare automaticamente con l'IA DDT e fatture delle consegne fisiche

Arriva un camion di limoni. L'autista scatta una foto del DDT firmato e la manda nel gruppo WhatsApp dove si coordinano le consegne. Qualche giorno dopo arriva la fattura del trasportatore per il nolo, e prima o poi arriva la fattura del fornitore per la frutta.

Sono tre documenti della stessa consegna, emessi da tre aziende diverse, che arrivano da tre canali diversi e in tre momenti diversi. L'unico modo per sapere se quello che paghi è quello che hai ricevuto è metterli uno accanto all'altro.

Come si fa oggi

Qualcuno scarica la foto dal gruppo quando riesce. Le due fatture entrano per email e finiscono nella cartella dei pagamenti in sospeso. E il confronto, che è l'unico momento in cui si scopre una differenza, si fa a fine mese, se si fa.

I passaggi, uno per uno: cercare la foto tra i messaggi del gruppo, aprirla e leggere a mano il numero del DDT e le quantità, cercare l'ordine d'acquisto nell'ERP, confrontare a occhio, cercare la fattura del fornitore nella posta, confrontare di nuovo, e solo allora registrare l'entrata merce. Per ogni consegna. In un'attività con dieci consegne al giorno è una persona a tempo pieno che fa copia e incolla.

Quando arriva la chiusura, le due fatture sono già autorizzate. Contestare una differenza di due cassette su una fattura pagata costa più delle due cassette, quindi non si contesta. La perdita non compare come perdita: compare come un margine un po' peggiore di quello del mese prima.

Cosa fa la tecnologia, in concreto

L'agente lavora sui tre documenti man mano che arrivano, non alla chiusura.

Legge la foto del DDT. Interpreta l'immagine che l'autista ha mandato su WhatsApp ed estrae numero, data, quantità e quello che è annotato a mano in fondo, che di solito è la parte più importante perché è lì che chi ha ricevuto ha scritto che mancavano due cassette o che una era ammaccata. Una foto scattata di sbieco, con un'ombra o con il foglio stropicciato si elabora lo stesso.

Consulta il tuo ERP e incrocia con l'ordine d'acquisto. Quello che si è ordinato, quello che il DDT dice che è arrivato e quello che ha annotato chi ha ricevuto. Se i tre coincidono, la consegna risulta conforme.

Registra l'entrata merce. Scrive il movimento nel gestionale sull'ordine d'acquisto corrispondente, con il DDT allegato e il lotto se c'è. Oggi quella registrazione la digita una persona, due giorni dopo.

Incrocia la fattura del fornitore con il DDT. Non con l'ordine d'acquisto, che è l'errore abituale: quello che viene fatturato si confronta con quello che è arrivato davvero. Una fattura per cento cassette su un DDT di novantotto è una differenza che salta fuori da sola, il giorno in cui la fattura entra.

Incrocia la fattura del trasporto con il viaggio. Il trasporto si paga a parte e quasi mai si incrocia con qualcosa. L'agente lo associa alla consegna che lo ha generato e confronta quanto addebitato con quanto preventivato per quel viaggio.

Apre un caso quando qualcosa non torna. Con dentro i tre documenti, il responsabile assegnato e la differenza calcolata, prima che la fattura venga autorizzata.

Cosa cambia

La differenza si scopre il giorno in cui entra il documento, non trenta giorni dopo. Questo trasforma una contestazione impossibile in una telefonata di due minuti, e trasforma un lavoro di copiatura in una revisione delle eccezioni: una persona guarda le consegne che non tornano invece di registrarle tutte.

Dove non va da solo

Nella decisione. L'agente incrocia, segnala e prepara il caso, ma non autorizza un pagamento, non emette una nota di credito e non decide se una differenza si contesta o si lascia correre. Questo lo fa una persona, e la decisione resta registrata con data e autore.

E non tira a indovinare. Un DDT scritto a mano con una calligrafia illeggibile non si interpreta: passa a una persona con la foto accanto. Un dato inventato in una riconciliazione è peggio di un dato mancante, perché quello mancante si vede e quello inventato ci si crede.

Perché il canale conta

Perché l'autista non entrerà in un portale. Continuerà a scattare la foto e a mandarla su WhatsApp, che è quello che ha in mano quando scende dal camion. Quello che cambia non è l'abitudine dell'autista: è dove finisce quella foto. Oggi finisce in un gruppo dove convivono indirizzi, cambi d'orario e battute. Quando finisce associata a una consegna, con la sua ora e il suo autore, è un documento.

Da dove si comincia

Da un percorso o da un fornitore, non da tutta l'attività. Si collega il canale da cui già arrivano le foto, si carica una volta il formato di DDT di quel fornitore, e per due settimane si guarda quante differenze emergono che prima non si vedevano. È quel numero a decidere se vale la pena estenderlo al resto.