Come seguire i preventivi senza dipendere dalla memoria del venditore

Il preventivo è partito un martedì. Il cliente non ha risposto. Il venditore se n'è ricordato giovedì, ha pensato di scrivergli, si è messo in mezzo qualcos'altro, e dopo dieci giorni nessuno si ricorda più che quel preventivo esisteva.

Non si è perso per il prezzo. Si è perso perché il quarto messaggio non è mai partito, ed è l'unica cosa di tutta la vendita che non resta registrata da nessuna parte.

Come si fa oggi

Il follow-up non ha uno stato né una data: ha la memoria. E la memoria di chiunque si occupa prima di quello che urla, cioè il cliente che protesta, non quello che è rimasto in silenzio.

Per questo nessuno sa quanti preventivi sono rimasti in attesa né da quando. Il report mostra quello che si è chiuso e quello che si è perso, ma non mostra la categoria più grande: quello che è rimasto aperto e nessuno ha più toccato.

Quanto vale quella categoria

Quasi nessuna azienda ce l'ha misurato, ed è un numero che esiste già nel tuo gestionale. La query è semplice: preventivi emessi negli ultimi sessanta giorni, senza ordine associato e senza nessuna interazione successiva registrata.

Chiunque la lanci per la prima volta resta sorpreso, e l'importante non è la percentuale ma il fatto che quell'importo stava fuori dal report. Non risulta perso, perché nessuno l'ha dato per perso. Semplicemente non c'è.

Cosa fa la tecnologia, in concreto

Dà una data a ogni preventivo. Quando viene emesso nel tuo gestionale, riceve una data di follow-up e un responsabile. Già questo cambia natura al problema: smette di essere memoria e diventa una lista.

Scrive se non c'è stata risposta. Passata la data, il promemoria parte. Fuori dalla finestra di 24 ore va su un modello approvato, che è il modo di farlo senza mettere a rischio il numero.

Riporta la conversazione a chi l'ha aperta. Se il cliente risponde, entra nella stessa conversazione, con il responsabile che aveva già. Non apre un nuovo thread né scrive da un altro numero, che è quello che fa sentire il cliente passato a un call center.

Mostra la coda. Tutto il follow-up del team in una vista, con da quanto tempo ogni caso è aperto, per quale importo e chi lo ha in mano.

Cosa cambia

I preventivi buoni smettono di cadere per silenzio. È tutta la promessa, ed è sufficiente, perché quella parte del portafoglio è parecchio più grande di quanto la maggior parte dei team immagini prima di misurarla.

Dove non va da solo

In cosa dire. Un promemoria automatico serve per il caso normale: è partito, non hanno risposto, si torna a chiedere. Un cliente che ha detto che lo stava valutando con il socio, o che ha chiesto una condizione particolare, ha bisogno della persona che ha seguito la conversazione. L'agente riconosce questi casi e li passa invece di insistere con un messaggio generico.

E nel volume. Insistere quattro volte con qualcuno non è follow-up, è stalking commerciale. Il numero di promemoria si definisce e si rispetta.

Quello che va detto con onestà

Questo non trasforma un preventivo sbagliato in una vendita. Se il prezzo non era competitivo, non lo diventa perché arriva un promemoria.

Da dove si comincia

Dai preventivi degli ultimi sessanta giorni che non hanno mai avuto risposta. Quella lista esiste già nel tuo gestionale e quasi nessuno la guarda. È il primo posto dove il follow-up programmato mostra se c'è qualcosa oppure niente.