Como automatizar os lembretes de cobrança sem que o vendedor precise mandar

A nota venceu há dez dias. A pessoa que tem o relacionamento com aquele cliente é a mesma que vende para ele, e cobrar custa a próxima venda. Então o lembrete sai tarde, sai morno, ou não sai.

Não é um problema de disciplina. É que se está pedindo a uma pessoa que faça dois trabalhos cujos incentivos se contradizem.

Como é feito hoje

O contas a receber vencido é olhado uma vez por mês, numa planilha, quando alguém tira o relatório. No meio ninguém sabe a quem insistir, porque o dado está no sistema e quem poderia usar está vendendo.

Quando o aviso finalmente sai, sai do celular do vendedor, com o saldo da planilha da semana passada. Se o cliente já pagou e ninguém deu baixa, a cobrança chega do mesmo jeito.

E cada dia de atraso é financiado pela sua empresa. Não aparece como custo em lugar nenhum, mas é dinheiro parado fora porque ninguém avisou.

O que a tecnologia faz, concretamente

Lê os vencimentos do seu sistema. Todos os dias, contra a conta corrente real: qual nota vence, de qual cliente, por quanto e em quantos dias.

Manda o aviso pela linha da empresa. Não pelo celular do vendedor: pelo número que a empresa definir. Isso tira o vendedor do lugar desconfortável e, de quebra, faz a mensagem ser lida de outro jeito. Um aviso do financeiro é um trâmite. O mesmo aviso do vendedor é uma cobrança pessoal.

Consulta o saldo na hora de mandar. Não o da planilha da semana passada. Se o pagamento já entrou, o aviso não sai. Cobrar alguém que já pagou é a forma mais rápida de o próximo aviso ser ignorado.

Sai antes do vencimento. O aviso que sai três dias antes da data soa diferente do que sai vinte dias depois. Um é um lembrete e o outro é uma cobrança. Fora da janela de 24 horas vai sobre um modelo aprovado, que é a forma de fazer sem colocar o número em risco.

Recebe o comprovante e dá baixa. O cliente responde com o print na mesma conversa, o agente lê e associa à nota, e o saldo fica em dia sem ninguém lançar.

O que muda

O aviso deixa de depender de alguém lembrar e de alguém querer fazer. Passa a ser uma lista com datas, que é outra categoria de problema.

O que precisa ser dito com honestidade

Isso não cobra o incobrável. Um cliente que não tem com que pagar não vai pagar porque chegou uma mensagem mais bem escrita. O que resolve é a outra parte do vencido, que costuma ser a maior: a gente que ia pagar e a quem ninguém avisou a tempo.

Onde não vai sozinho

Na escalada. Um cliente que não responde a três avisos não é um caso para um agente: é uma decisão comercial sobre se continua vendendo para ele. Isso fica como caso com responsável e quem assume é uma pessoa.

E no tom com os clientes delicados. Sempre há contas onde o aviso automático não cabe, pelo tamanho ou pela relação. Essas são marcadas e ficam fora, por cliente e por nota.

Por onde começar

Pelos avisos anteriores ao vencimento, não pela cobrança dura. São os que geram menos atrito, os que movem mais dinheiro e os que mostram, em duas semanas, quanto do seu vencido era simplesmente falta de aviso.