Como baixar automaticamente com IA os comprovantes de pagamento que chegam pelo WhatsApp

O cliente paga e manda o print. Não para o e-mail do financeiro: para o chat do vendedor com quem fala sempre, porque é onde está a conversa. O vendedor vê, agradece, e encaminha para o financeiro quando lembra.

Depois alguém abre o extrato do banco, procura um lançamento com aquele valor, encontra entre outros quinze parecidos e dá baixa à mão no cliente e na nota.

Como é feito hoje

São cinco passos, e nenhum é difícil: receber o print, ler o valor e a data, abrir o extrato ou o internet banking, encontrar o lançamento que coincide, e registrar a baixa contra a nota em aberto daquele cliente.

O que custa é o quarto. Num dia qualquer há dez ou vinte transferências recebidas com valores parecidos, algumas com identificação e outras sem nada, e é preciso decidir qual é qual. Isso não se faz com pressa, então se faz quando sobra um tempo.

E enquanto isso acontecem três coisas, todas caras.

O pagamento fica sem baixa vários dias, então o saldo que o vendedor vê quando vai vender de novo está errado. Ele cobra alguém que já pagou, ou vende para alguém mais endividado do que o sistema diz.

O comprovante vive numa conversa. Quando dois meses depois é preciso provar quando se pagou, é preciso pedir um print ao vendedor.

E o que não bate é descoberto no fechamento. Uma transferência com valor diferente do da nota é uma conversa que precisava acontecer no dia em que entrou, não trinta dias depois.

O que a tecnologia faz, concretamente

Lê a imagem. Valor, data, banco de origem, chave de destino e número de identificação, a partir do print ou do PDF do comprovante. O mesmo se chegar girado, cortado ou mal fotografado, que é como chegam.

Procura o lançamento na conta. Cruza o que leu contra os movimentos creditados e contra as notas em aberto daquele cliente no seu sistema de gestão.

Propõe a baixa. Deixa montado a que cliente e a que nota corresponde, com o valor, a data e o lançamento identificado à vista, pronto para aprovar com um clique. O que não fecha, marca.

Anexa o comprovante onde corresponde. Associado ao cliente e à nota no sistema, não numa conversa. Dois meses depois se encontra procurando a nota.

Atualiza o saldo. Uma vez aprovada a baixa, a conta corrente daquele cliente fica em dia, então o vendedor vê o saldo real quando vai vender.

O que muda

O pagamento é baixado no dia em que entra em vez de na semana seguinte, e o comprovante deixa de viver no celular de um vendedor. A pessoa do financeiro deixa de procurar lançamentos e passa a aprovar propostas, que é uma tarefa de segundos.

O caso que mais se repete

O pagamento parcial. O cliente transfere menos do que a nota diz porque está descontando uma nota de crédito que tem na cabeça e que ninguém emitiu. O agente marca a diferença no dia em que entra, e isso transforma um problema de fechamento numa pergunta de dois minutos.

Onde não vai sozinho

Na aprovação. O agente propõe e uma pessoa confirma, e essa confirmação fica registrada. Não é formalidade: a baixa mexe no saldo de um cliente, e um saldo mexido errado gera uma cobrança a quem não devia nada.

E nos pagamentos que não dá para identificar. Entrou uma transferência sem identificação e não há como saber de quem é: isso fica como caso com responsável, e dá para perguntar ao cliente pela mesma conversa onde ele compra. O que o agente não faz é adivinhar a quem atribuir.

Por onde começar

Pelo canal por onde os comprovantes chegam hoje, que costuma ser o WhatsApp dos vendedores. Não é preciso pedir ao cliente que mude nada: o que muda é onde a foto cai e o que acontece com ela nos dez minutos seguintes.