Como conciliar canhotos e notas fiscais de entregas físicas automaticamente com IA

Chega um caminhão com limões. O motorista tira uma foto do canhoto assinado e manda no grupo de WhatsApp onde as entregas são coordenadas. Alguns dias depois chega a nota da transportadora pelo frete, e em algum momento chega a nota do fornecedor pela fruta.

São três papéis da mesma entrega, emitidos por três empresas diferentes, que chegam por três canais diferentes e em três momentos diferentes. A única forma de saber se o que você paga é o que recebeu é colocar os três lado a lado.

Como é feito hoje

Alguém baixa a foto do grupo quando dá. As duas notas entram por e-mail e vão para a pasta de pendentes de pagamento. E a comparação, que é o único momento em que uma diferença é detectada, é feita no fechamento do mês, se for feita.

Os passos, um por um: achar a foto entre as mensagens do grupo, abrir e ler à mão o número do canhoto e as quantidades, achar o pedido de compra no ERP, comparar no olho, achar a nota do fornecedor no e-mail, comparar de novo, e só então lançar a entrada de mercadoria. Por entrega. Numa operação com dez entregas por dia isso é uma pessoa inteira fazendo tarefas de cópia.

Quando chega o fechamento, as duas notas já estão aprovadas. Reclamar uma diferença de duas caixas sobre uma nota já paga custa mais que as duas caixas, então ninguém reclama. A perda não aparece como perda: aparece como uma margem um pouco pior que a do mês anterior.

O que a tecnologia faz, concretamente

O agente trabalha sobre os três documentos conforme eles chegam, não no fechamento.

Lê a foto do canhoto. Interpreta a imagem que o motorista mandou pelo WhatsApp e extrai número, data, quantidades e o que estiver anotado à mão no rodapé, que costuma ser o mais importante porque é onde quem recebeu escreveu que faltavam duas caixas ou que uma veio amassada. Uma foto tirada de lado, com sombra ou com o papel amassado é processada igual.

Consulta seu ERP e cruza contra o pedido de compra. O que foi pedido, o que o canhoto diz que chegou e o que quem recebeu anotou. Se os três baterem, a entrega fica conforme.

Registra a entrada de mercadoria. Escreve o movimento no sistema de gestão contra o pedido de compra correspondente, com o canhoto anexado e o lote se houver. Esse lançamento hoje é digitado por uma pessoa, dois dias depois.

Cruza a nota do fornecedor contra o canhoto. Não contra o pedido de compra, que é o erro habitual: o que se fatura se compara contra o que efetivamente chegou. Uma nota de cem caixas sobre um canhoto de noventa e oito é uma diferença que se marca sozinha, no dia em que a nota entra.

Cruza a nota do frete contra a viagem. O transporte é cobrado à parte e quase nunca é cruzado com nada. O agente associa à entrega que o originou e compara o cobrado contra o que havia sido orçado para aquela viagem.

Abre um caso quando algo não fecha. Com os três documentos dentro, o responsável designado e a diferença calculada, antes de a nota ser aprovada.

O que muda

A diferença é detectada no dia em que o papel entra, não trinta dias depois. Isso transforma uma reclamação impossível em uma ligação de dois minutos, e transforma um trabalho de cópia em uma revisão de exceções: uma pessoa olha as entregas que não fecharam em vez de lançar todas.

Onde não vai sozinho

Na decisão. O agente cruza, marca e monta o caso, mas não aprova um pagamento, não emite uma nota de crédito e não decide se uma diferença é reclamada ou deixada passar. Isso é feito por uma pessoa, e essa decisão fica registrada com data e autor.

Também não adivinha. Um canhoto manuscrito com letra ilegível não é interpretado: é encaminhado a uma pessoa com a foto ao lado. Um dado inventado numa conciliação é pior que um dado faltante, porque o faltante se vê e o inventado se acredita.

Por que o canal importa

Porque o motorista não vai entrar num portal. Vai continuar tirando a foto e mandando pelo WhatsApp, que é o que ele tem na mão ao descer do caminhão. O que muda não é o costume do motorista: é onde essa foto cai. Hoje cai num grupo onde convivem endereços, mudanças de horário e piadas. Quando cai associada a uma entrega, com hora e autor, é um documento.

Por onde começar

Por uma rota ou um fornecedor, não pela operação inteira. Conecta-se o canal por onde as fotos já chegam, carrega-se o formato de canhoto daquele fornecedor uma vez, e observa-se durante duas semanas quantas diferenças aparecem que antes não se viam. Esse número é o que decide se vale estender ao resto.