Como registrar automaticamente com IA as faltas e atestados médicos que chegam pelo WhatsApp
Ninguém vai entrar num portal de autoatendimento às seis da manhã para avisar que não vai. Vai mandar uma mensagem para o encarregado, que é o que tem à mão e o que funciona.
O problema não é esse. O problema é o que acontece depois: o encarregado anota num papel, e se naquele dia ele está de folga, o aviso não existe para mais ninguém.
Como é feito hoje
O aviso vive no celular pessoal de uma pessoa. A foto do atestado fica numa conversa e quando o departamento pessoal pede, é preciso procurar seis semanas atrás. E o absenteísmo é olhado no fechamento do mês, quando já não dá para fazer nada com aquele dado.
Os passos reais são: o encarregado recebe a mensagem e anota, lembra de avisar o RH, alguém procura a foto do atestado, lê à mão a data e os dias indicados, e lança a novidade no sistema de pessoal para impactar a folha. Cada passo depende de uma pessoa específica estar naquele dia.
Há ainda um risco que não é de eficiência: se a empresa não consegue mostrar quando uma falta foi avisada e qual atestado foi apresentado, está discutindo sem registro um assunto onde o registro é a única coisa que vale.
O que a tecnologia faz, concretamente
Recebe o aviso na linha da área, não num celular. Se quem recebe não está, vê quem cobre. O aviso fica com hora, autor e status, sem ninguém trocar de aplicativo.
Lê o atestado da foto. Data de emissão, dias indicados, data de retorno e profissional que assina. Com isso monta a novidade para o sistema de pessoal, sem ninguém digitar.
Associa à pessoa e ao período. O atestado deixa de ser uma imagem numa conversa e passa a ser um documento do prontuário, que é onde se procura quando faz falta.
Avisa quem precisa cobrir. A falta do turno da manhã chega ao responsável daquele turno na hora, não às nove quando já falta gente na linha.
Classifica por área, turno e motivo. O que se repete aparece enquanto acontece, não no relatório de fim de mês.
O que muda
O aviso deixa de depender de uma pessoa estar. E o dado de absenteísmo existe no mesmo dia, que é quando ainda dá para reorganizar um turno.
Onde não vai sozinho
No que não se lê com certeza. Um atestado com letra ilegível ou uma foto cortada são encaminhados a uma pessoa com a imagem ao lado. Aqui um dia mal lido é um dia mal pago.
E em nada que tenha a ver com o diagnóstico. O agente lê os dados administrativos necessários para registrar a novidade. O que o atestado diz sobre a saúde de uma pessoa é informação sensível e é tratada como tal: quem da equipe pode ver se configura à parte, e não se responde nem se comenta de forma automática.
A mudança de fundo
O dado já é gerado todos os dias, em forma de mensagem. A única coisa que falta é que não se perca. E isso não se resolve pedindo à equipe que use outra coisa, porque a equipe vai continuar avisando por onde for mais fácil.
Por onde começar
Por uma linha por área ou por fábrica. Os avisos começam a ficar registrados no mesmo dia, sem mexer em nada do que as pessoas fazem hoje.