WhatsApp'tan gelen devamsızlık bildirimlerini ve sağlık raporlarını yapay zekâ ile otomatik kaydetme

Kimse işe gelemeyeceğini bildirmek için sabah altıda bir self servis portalına girmeyecek. Sorumlusuna bir mesaj atacak, çünkü elinde olan ve işe yarayan o.

Sorun bu değil. Sorun sonrasında olan: sorumlu bunu bir kâğıda not eder ve o gün izinliyse bildirim başka hiç kimse için var olmaz.

Bugün nasıl yapılıyor

Bildirim tek bir kişinin kişisel telefonunda durur. Raporun fotoğrafı bir konuşmada kalır ve bordro istediğinde altı hafta geriye gidip aramak gerekir. Devamsızlığa da ay sonunda, o veriyle artık hiçbir şey yapılamayacağı zaman bakılır.

Gerçek adımlar şunlar: sorumlu mesajı alır, not eder, insan kaynaklarına haber vermeyi hatırlar, biri raporun fotoğrafını açar, tarihi ve verilen gün sayısını elle okur ve bordroya yansıması için kaydı personel sistemine girer. Her adım belirli bir kişinin o gün orada olmasına bağlıdır.

Bir de verimlilikle ilgisi olmayan bir risk var: şirket bir devamsızlığın ne zaman bildirildiğini ve hangi raporun sunulduğunu gösteremiyorsa, kaydın tek geçerli şey olduğu bir konuyu kayıt olmadan tartışıyor demektir.

Teknoloji somut olarak ne yapar

Bildirimi bir cep telefonunda değil, bölümün hattında alır. Alan kişi yoksa yerine bakan görür. Kimse uygulama değiştirmeden bildirim saati, göndereni ve durumuyla kayda geçer.

Fotoğraftaki raporu okur. Düzenlenme tarihi, verilen gün sayısı, işe dönüş tarihi ve raporu imzalayan hekim. Bununla, kimse elle yazmadan personel sistemi için kaydı hazırlar.

Raporu kişiyle ve dönemle ilişkilendirir. Rapor bir konuşmadaki görüntü olmaktan çıkar ve özlük dosyasında bir belge olur; gerektiğinde aranan yer de orasıdır.

Yerine bakması gereken kişiye haber verir. Sabah vardiyasındaki devamsızlık, o vardiyanın sorumlusuna o anda ulaşır; hatta eksik kişi varken saat dokuzda değil.

Bölüme, vardiyaya ve nedene göre sınıflandırır. Tekrar eden durumlar ay sonu raporunda değil, olurken görülür.

Ne değişir

Bildirim, bir kişinin orada olmasına bağlı olmaktan çıkar. Devamsızlık verisi de aynı gün oluşur; bir vardiyayı yeniden düzenlemenin hâlâ mümkün olduğu gün.

Nerede tek başına ilerlemez

Kesin olarak okunamayan şeyde. Okunaksız yazılmış bir rapor ya da kesik bir fotoğraf yorumlanmaz: görüntü yanında olacak şekilde bir kişiye yönlendirilir. Burada yanlış okunmuş bir gün, yanlış hesaplanmış bir bordro günü demektir.

Teşhisle ilgili hiçbir şeyde de. Ajan, kaydı oluşturmak için gereken idari bilgileri okur. Raporun bir kişinin sağlığı hakkında söyledikleri hassas bilgidir ve öyle ele alınır: ekipte kimin görebileceği ayrıca ayarlanır, otomatik olarak cevaplanmaz ya da yorumlanmaz.

Asıl değişiklik

Veri zaten her gün mesaj olarak oluşuyor. Eksik olan tek şey kaybolmaması. Bu da ekipten başka bir şey kullanmasını isteyerek çözülmez, çünkü ekip haber vermeye kendine uygun olan yoldan devam edecek.

Nereden başlanır

Bölüm ya da tesis başına bir hattan. Bildirimler, insanların bugün yaptığı hiçbir şeye dokunmadan, aynı gün kayda geçmeye başlar.