Fiziksel teslimatların irsaliye ve faturalarını yapay zekâ ile otomatik eşleştirme

Limon yüklü bir kamyon gelir. Şoför imzalı irsaliyenin fotoğrafını çeker ve teslimatların koordine edildiği WhatsApp grubuna atar. Birkaç gün sonra nakliyecinin navlun faturası gelir, bir noktada da tedarikçinin meyve faturası.

Aynı teslimata ait üç belge, üç farklı şirket tarafından düzenlenir, üç farklı kanaldan ve üç farklı zamanda gelir. Ödediğiniz şeyin teslim aldığınız şey olup olmadığını anlamanın tek yolu, bunları yan yana koymaktır.

Bugün nasıl yapılıyor

Biri vakit bulduğunda gruptaki fotoğrafı indirir. İki fatura e-postayla gelir ve ödeme bekleyenler klasörüne gider. Bir farkın yakalandığı tek an olan karşılaştırma ise ay kapanışında yapılır, o da yapılırsa.

Adım adım: grubun mesajları arasında fotoğrafı bulmak, açıp irsaliye numarasını ve miktarları elle okumak, ERP'de satın alma siparişini bulmak, gözle karşılaştırmak, tedarikçinin faturasını e-postada bulmak, bir kez daha karşılaştırmak ve ancak ondan sonra mal girişini kaydetmek. Her teslimat için. Günde on teslimatın olduğu bir operasyonda bu, tam zamanlı bir kişinin kopyalama işi yapması demektir.

Kapanış geldiğinde iki fatura da çoktan onaylanmıştır. Ödenmiş bir faturada iki kasalık farkı talep etmek iki kasadan daha pahalıya gelir, o yüzden talep edilmez. Kayıp, kayıp olarak görünmez: bir önceki aya göre biraz daha kötü bir kâr marjı olarak görünür.

Teknoloji somut olarak ne yapar

Ajan üç belge üzerinde, ay kapanışında değil, belgeler geldikçe çalışır.

İrsaliye fotoğrafını okur. Şoförün WhatsApp'tan gönderdiği görüntüyü yorumlar; numarayı, tarihi, miktarları ve alt kısma elle yazılmış her şeyi çıkarır. En önemlisi genellikle odur, çünkü teslim alan kişi iki kasanın eksik olduğunu ya da birinin ezik geldiğini oraya yazar. Yandan çekilmiş, gölgeli ya da kâğıdı buruşuk bir fotoğraf da aynı şekilde işlenir.

ERP'nize bakar ve satın alma siparişiyle karşılaştırır. Sipariş edilen, irsaliyede gelmiş görünen ve teslim alanın not düştüğü. Üçü tutuyorsa teslimat uygun kabul edilir.

Mal girişini kaydeder. Hareketi, ilgili satın alma siparişine karşı, irsaliye ekli ve varsa lot bilgisiyle yönetim sistemine yazar. Bu kaydı bugün bir kişi iki gün sonra elle giriyor.

Tedarikçinin faturasını irsaliyeyle karşılaştırır. Satın alma siparişiyle değil; sık yapılan hata budur. Faturalanan şey, gerçekten gelen şeyle karşılaştırılır. Doksan sekiz kasalık bir irsaliyeye karşılık yüz kasalık bir fatura, faturanın geldiği gün kendiliğinden işaretlenen bir farktır.

Nakliye faturasını seferle karşılaştırır. Taşıma ayrıca faturalanır ve neredeyse hiçbir şeyle karşılaştırılmaz. Ajan bu faturayı onu doğuran teslimatla ilişkilendirir ve faturalanan tutarı o sefer için verilen teklifle karşılaştırır.

Bir şey tutmadığında kayıt açar. Üç belge içinde, atanmış sorumlu belli ve fark hesaplanmış olarak, fatura onaylanmadan önce.

Ne değişir

Fark otuz gün sonra değil, belgenin geldiği gün yakalanır. Bu, imkânsız bir talebi iki dakikalık bir telefona dönüştürür; kopyalama işini de istisna incelemesine çevirir: bir kişi bütün teslimatları girmek yerine tutmayanlara bakar.

Nerede tek başına ilerlemez

Kararda. Ajan karşılaştırır, işaretler ve kaydı hazırlar ama bir ödemeyi onaylamaz, bir alacak dekontu düzenlemez ve bir farkın talep edilip edilmeyeceğine karar vermez. Bunu bir kişi yapar ve bu karar tarihi ve kimin verdiğiyle birlikte kayda geçer.

Tahmin de yürütmez. Okunaksız el yazısıyla doldurulmuş bir irsaliye yorumlanmaz: fotoğraf yanında olacak şekilde bir kişiye yönlendirilir. Bir mutabakatta uydurulmuş bir veri, eksik bir veriden daha kötüdür, çünkü eksik olan görülür, uydurulana ise inanılır.

Kanal neden önemli

Çünkü şoför bir portala girmeyecek. Fotoğrafı çekip WhatsApp'tan göndermeye devam edecek, çünkü kamyondan inerken elinde olan o. Değişen şey şoförün alışkanlığı değil, o fotoğrafın nereye düştüğü. Bugün adreslerin, saat değişikliklerinin ve şakaların bir arada olduğu bir gruba düşüyor. Saati ve göndereni belli şekilde bir teslimata bağlı olarak düştüğünde ise bir belgedir.

Nereden başlanır

Bütün operasyondan değil, tek bir güzergâhtan ya da tek bir tedarikçiden. Fotoğrafların zaten geldiği kanal bağlanır, o tedarikçinin irsaliye formatı bir kez tanımlanır ve iki hafta boyunca, daha önce görülmeyen kaç farkın ortaya çıktığına bakılır. Bunu diğerlerine yaymaya değip değmeyeceğine o sayı karar verir.