Ödeme hatırlatmalarını satış temsilcisine göndertmeden nasıl otomatikleştirirsiniz

Faturanın vadesi on gün önce doldu. O müşteriyle ilişkiyi yürüten kişi, ona satış yapan kişiyle aynı ve ödemeyi istemek ona bir sonraki satışa mal oluyor. Bu yüzden hatırlatma geç gidiyor, çekingen gidiyor ya da hiç gitmiyor.

Bu bir disiplin sorunu değil. Bir kişiden, teşvikleri birbiriyle çelişen iki işi birden yapması isteniyor.

Bugün nasıl yapılıyor

Vadesi geçmiş alacaklara ayda bir, biri sistemden raporu çektiğinde, bir tabloda bakılır. Arada kime ısrar edilmesi gerektiğini kimse bilmez, çünkü veri sistemde, onu kullanabilecek kişi ise satış yapıyor.

Hatırlatma sonunda gittiğinde, satış temsilcisinin telefonundan, geçen haftanın tablosundaki bakiyeyle gider. Müşteri zaten ödediyse ve kimse bunu işlemediyse, ödeme talebi yine de ona ulaşır.

Gecikilen her günün finansmanını da şirketiniz üstlenir. Hiçbir yerde maliyet olarak görünmez ama kimse haber vermediği için dışarıda duran paradır.

Teknoloji somut olarak ne yapar

Vadeleri sisteminizden okur. Her gün, gerçek cari hesaba karşı: hangi fatura, hangi müşterinin, ne kadar ve kaç gün içinde vadesi doluyor.

Hatırlatmayı şirketin hattından gönderir. Satış temsilcisinin telefonundan değil: şirketin belirlediği numaradan. Bu, temsilciyi rahatsız edici konumdan çıkarır ve mesajın başka türlü okunmasını da sağlar. Muhasebeden gelen bir hatırlatma bir prosedürdür. Aynı hatırlatma satış temsilcisinden gelirse kişisel bir taleptir.

Göndereceği anda bakiyeyi kontrol eder. Geçen haftanın tablosundakini değil. Ödeme zaten geldiyse hatırlatma gitmez. Zaten ödemiş birinden ödeme istemek, bir sonraki hatırlatmanın görmezden gelinmesinin en hızlı yoludur.

Vadeden önce gider. Vadeden üç gün önce giden hatırlatma, yirmi gün sonra gidenden farklı tahsil eder. Biri hatırlatmadır, diğeri tahsilat. 24 saatlik pencerenin dışında onaylı bir şablonla gider; numarayı riske atmadan bunu yapmanın yolu budur.

Dekontu alır ve işler. Müşteri ekran görüntüsüyle aynı konuşmada cevap verir, ajan onu okur ve faturayla ilişkilendirir; bakiye kimse girmeden güncellenir.

Ne değişir

Hatırlatma, birinin hatırlamasına ve yapmak istemesine bağlı olmaktan çıkar. Tarihleri olan bir liste hâline gelir; bu da sorunun bambaşka bir türüdür.

Dürüstçe söylenmesi gereken

Bu, tahsil edilemeyeni tahsil etmez. Ödeyecek parası olmayan bir müşteri, daha iyi yazılmış bir mesaj geldi diye ödemeyecek. Çözdüğü şey, vadesi geçmiş alacakların diğer kısmı; o da genellikle daha büyük olanıdır: ödeyecek olan ama kimsenin zamanında haber vermediği insanlar.

Nerede tek başına ilerlemez

Kademeli takipte. Üç hatırlatmaya cevap vermeyen bir müşteri bir ajanın konusu değil: ona satış yapmaya devam edilip edilmeyeceğine dair ticari bir karardır. Bu, sorumlusu belli bir kayıt olarak kalır ve bir kişi tarafından ele alınır.

Hassas müşterilerle kurulan dilde de. Büyüklüğü ya da ilişkisi nedeniyle otomatik hatırlatmanın uygun olmadığı hesaplar her zaman vardır. Bunlar işaretlenir ve müşteri ve fatura bazında kapsam dışında tutulur.

Nereden başlanır

Sert tahsilattan değil, vade öncesi hatırlatmalardan. En az sürtünme yaratan, en çok para hareket ettiren ve iki hafta içinde vadesi geçmiş alacaklarınızın ne kadarının aslında sadece haber verilmemesinden kaynaklandığını gösteren onlardır.