Birkaç tedarikçiden fiyat teklifi isteme ve yapay zekâ ile otomatik karşılaştırma

Her satın alma biriminde yazılı olmayan bir kural vardır: alım büyükse üç tedarikçiden teklif istenir, acilse yalnızca birinden. Neredeyse her şey acil olduğu için neredeyse her zaman yalnızca birinden istenir.

Sebebi tembellik değil. Üç tedarikçiden istemek; üç farklı mesaj göndermek, üç farklı formatta üç cevap beklemek ve karar vermeden önce elle bir karşılaştırma hazırlamak demektir. Bu iki saat eder, alım ise bugün içindi.

Bugün nasıl yapılıyor

Talep her satın almacının aklına geldiği gibi çıkar, bu yüzden cevaplar karşılaştırılamaz: biri birim fiyat verir, diğeri koli fiyatı; biri nakliyeyi dahil eder, diğeri hariç tutar; biri on günde teslim eder, diğeri bir şey söylemez.

Cevaplar sesli mesaj olarak, basılı bir fiyat listesinin fotoğrafı olarak ya da kırk kalemden ikisinin işe yaradığı bir PDF olarak geri gelir. Biri bunların hepsini bir tabloya aktarır.

Bir de takip var, o da düpedüz yok: talep dört farklı telefondan çıktı ve kimin cevap verdiğini kimse saymıyor. 48 saat sonra, cevap vermeyen unutulduğu için dışarıda kalır.

Bu neden daha fazla düzen isteyerek çözülmez

Çünkü sorun katalogla birlikte büyür. Yüzlerce ya da binlerce stok kalemi (SKU) yöneten bir şirketin bir satın alma süreci yoktur: her ürün ailesi için elinden geleni yapan bir satın almacısı vardır. O hacimde her kalem için üç teklif istemek aritmetik olarak imkânsızdır, bu yüzden alım alışkanlıkla yapılır: hep aynı tedarikçiden, onun koyduğu fiyata.

Kâr marjı burada kaybedilir ve görülmez, çünkü görmek için kimsenin hazırlamaya vakti olmayan karşılaştırma gerekir.

Teknoloji somut olarak ne yapar

Aynı talebi herkese gönderir. Miktar, süre, ödeme koşulu ve ölçü birimi aynı formatta; WhatsApp'tan ya da e-postayla, o ürün ailesinin her tedarikçisine. İşin yarısı budur: aynı formatta dönen cevap hiçbir şey dönüştürmeden yan yana konabilir.

Gelen cevabı, hangi formatta gelirse gelsin okur. Sesli mesaj yazıya dökülmüş, PDF okunmuş, liste fotoğrafı yorumlanmış olarak gelir. Fiyat, süre, birim ve koşul çıkarılır ve kimse elle yazmadan satın alma sistemine girer.

Standartlaştırır. Her şeyi aynı birime getirir ve nakliyenin hariç olduğu yerde onu ekler; rakamları gerçekten karşılaştırılabilir yapan budur.

Kendiliğinden hatırlatır. 48 saat sonra, cevap vermeyene, aynı kanaldan.

Karşılaştırmayı hazır bırakır. Fiyatlar yan yana; her birinin süresi ve koşulu, hesaplanmış farkla birlikte, bir kişinin karar vermesine hazır. Geçmişi de saklar; sonrasında kimin hep pahalı teklif verdiğini ve kimden istemenin mantıklı olduğunu gösteren de bu geçmiştir.

Ne değişir

Mesele iki saat kazanmak değil. Üç tedarikçiden istemenin, birinden istemenin üç katı emek gerektirmemesi. Talep kendiliğinden ve aynı formatta çıktığında, tedarikçi havuzunu genişletmek satın almacının vaktine bağlı olmaktan çıkar ve hiçbir fiyat toplantısının geri kazandıramadığı marj işte o zaman ortaya çıkar.

Nerede tek başına ilerlemez

Önemli olan tek şeyde: kararda. Ajan tedarikçi seçmez. Karşılaştırmayı veriler görünür şekilde hazırlar ve hazır bırakır; onaylayan bir kişidir. Bu onay gerekçesiyle birlikte kayda geçer; altı ay sonra kimin neden seçildiğini yeniden kurmayı sağlayan da budur.

Pazarlık da yapmaz. Sohbette pazarlık yapan bir ajan, teknik olmayan sebeplerle kötü bir fikirdir: pazarlık bir ilişkidir ve o ilişki sizin satın almacınıza aittir.

Tedarikçi hakkında bir not

Ondan bir portala girmesini, kayıt olmasını ya da bir şey öğrenmesini istemek gerekmez. Her zamanki gibi WhatsApp'tan ya da e-postayla cevap vermeye devam eder. Değişen şey bu taraftadır.

Nereden başlanır

Sık satın aldığınız ve birkaç tedarikçiden aldığınız bir ürün ailesinden. Orada talep formatı bir kez yazılır ve her hafta kullanılır; biriken karşılaştırma da marjın nerede olduğunu göstermeye başlar.