Müşterinin satın almadan önce istediği teknik föy ve sertifikalara otomatik cevap verme

Müşteri teknik föyü ister. Sonra güvenlik bilgi formunu. Sonra teslim aldığı partinin analiz sertifikasını. Üçü de zaten var olan, bir yerde saklanan ve her seferinde birinin arayıp elle eklediği belgeler.

Bu idari bir iş değil: satış sürecinin bir parçası. Bir hammadde tedarikçisinde müşteri sizi ürüne göre değerlendirmez, çünkü ürün yandakininkiyle aynıdır; fiyata göre de değerlendirmez, çünkü o da aynıdır. İstediğini ne kadar sürede gönderdiğinize göre değerlendirir ve satın almadan önce istediklerinin büyük kısmı bu belgelerdir.

Bugün nasıl yapılıyor

Talep WhatsApp'tan ya da e-postayla gelir. Biri okur, hangi üründen bahsedildiğini anlar, ortak klasörü ya da kalite sistemini açar, dosyayı bulur, geçerli sürüm olup olmadığını kontrol eder ve ekler. İstenen bir partinin sertifikasıysa, ayrıca o müşterinin hangi partiyi aldığını bulmak gerekir; bu da son teslimatının irsaliyesini aramak demektir.

Bunun iki maliyeti var. Belli olanı zaman. Önemli olanı diğeri: bir noktada biri eski sürümü ya da o müşterinin almadığı bir partinin sertifikasını gönderir.

Yanlış sertifikayı göndermek geç kalmaktan daha kötüdür. Sertifikanın tesisindeki partiye ait olmadığını fark eden bir müşteri, ona daha önce gönderdiğiniz bütün belgelere güvenmez olur.

Teknoloji somut olarak ne yapar

Ne istendiğini anlar. Müşteri nasıl yazıyorsa öyle yazar, ürünün ticari adıyla ya da koduyla; ajan bunu kataloğunuzla eşleştirir.

Geçerli belgeyle cevap verir. Belgelerin zaten saklandığı yerden, güncel sürümle. Aramadan, elle eklemeden ve eski bir sürüm göndermeden.

Hangi müşterinin hangi partiyi aldığını bilir. Çünkü parti, teslim edildiğinde irsaliyeyle ve konuşmayla ilişkilendirildi. Cevabın hızlı olmasının yanında doğru olmasını sağlayan şey bu ilişkidir.

Her saatte cevap verir. Bu taleplerin çoğu, müşteri ürünün başındayken gelir ve bu her zaman mesai saati değildir.

Neyin gönderildiğini kayda geçirir. Hangi belge, kime, ne zaman ve hangi partiden. Sonrasında bir tartışmaya hatırayla değil, veriyle cevap vermeyi sağlayan da budur.

Ne değişir

Haftada yirmi arama ortadan kalkar, yanlış belgeyi gönderme riski de.

Ama asıl değişen ticari taraftır. Bir müşteri üç tedarikçiyi değerlendirirken föyü üçünden de ister. O anda, her saatte, doğru belgeyle cevap veren, fiyat konuşulmadan önce bir şey kazanmıştır. Ertesi gün cevap veren ise farkında olmadan geriden yarışır.

Nerede tek başına ilerlemez

Bulamadığı şeyde. O partinin sertifikası yoksa ajan başka bir partininkini göndermez: bir kişiye yönlendirir. Bütün bunların en önemli kuralı budur ve gerisine güvenilebilmesini sağlayan da odur.

Belgenin söylemediği şeyde de. Bir uygulama, bir uyumluluk ya da bir risk hakkındaki teknik bir soru ekli bir PDF ile cevaplanmaz: konuşmanın bağlamıyla birlikte teknik birime gider.

Nereden başlanır

En çok tekrarlanan ve en kolay çözülen teknik föylerden ve güvenlik bilgi formlarından. Parti bazında sertifikalar sonra gelir, çünkü parti ile teslimat arasındaki izlenebilirliğin kurulmuş olması gerekir.