WhatsApp'tan gelen ödeme dekontlarını yapay zekâ ile otomatik eşleştirme

Müşteri ödemeyi yapar ve ekran görüntüsünü gönderir. Muhasebenin e-postasına değil: her zaman konuştuğu satış temsilcisinin sohbetine, çünkü konuşma orada. Temsilci görür, teşekkür eder ve aklına geldiğinde muhasebeye iletir.

Sonra biri banka hesap hareketlerini açar, o tutarda bir hareket arar, benzer on beş hareketin arasında bulur ve elle müşteriye ve faturaya işler.

Bugün nasıl yapılıyor

Beş adım var ve hiçbiri zor değil: ekran görüntüsünü almak, tutarı ve tarihi okumak, hesap hareketlerini ya da internet bankacılığını açmak, eşleşen hareketi bulmak ve eşleştirmeyi o müşterinin açık faturasına karşı kaydetmek.

Zor olan dördüncüsü. Sıradan bir günde birbirine yakın tutarlarda on ya da yirmi havale gelir; bazılarında açıklama vardır, bazılarında hiçbir şey yoktur ve hangisinin hangisi olduğuna karar vermek gerekir. Bu aceleyle yapılmaz, o yüzden boş vakit olduğunda yapılır.

Bu arada üç şey olur ve üçü de pahalıdır.

Ödeme birkaç gün eşleştirilmeden kalır, dolayısıyla temsilcinin yeniden satış yapmaya giderken gördüğü bakiye yanlıştır. Ya zaten ödemiş birinden ödeme ister ya da sistemin gösterdiğinden daha fazla borcu olan birine satış yapar.

Dekont bir konuşmanın içinde durur. İki ay sonra ödemenin ne zaman yapıldığını kanıtlamak gerektiğinde, temsilciden ekran görüntüsünü istemek gerekir.

Tutmayan şeyler de kapanışta ortaya çıkar. Fatura tutarından farklı bir havale, otuz gün sonra değil, geldiği gün konuşulması gereken bir konudur.

Teknoloji somut olarak ne yapar

Görüntüyü okur. Tutarı, tarihi, gönderen bankayı, alıcı hesabı (IBAN) ve işlem numarasını ekran görüntüsünden ya da dekontun PDF'inden çıkarır. Dekont döndürülmüş, kesilmiş ya da kötü çekilmiş gelse de aynısını yapar; zaten genelde öyle gelir.

Hesapta hareketi bulur. Okuduğunu, hesaba geçmiş hareketlerle ve o müşterinin yönetim sisteminizdeki açık faturalarıyla karşılaştırır.

Eşleştirmeyi önerir. Hangi müşteriye ve hangi faturaya ait olduğunu; tutar, tarih ve bulunan hareket görünür şekilde hazırlar, tek tıkla onaya hazır bırakır. Tutmayanı işaretler.

Dekontu ait olduğu yere ekler. Bir konuşmaya değil, sistemde müşteriye ve faturaya bağlı olarak. İki ay sonra faturayı arayınca bulunur.

Bakiyeyi günceller. Eşleştirme onaylandığında o müşterinin cari hesabı güncel olur; temsilci satış yapmaya gittiğinde gerçek bakiyeyi görür.

Ne değişir

Ödeme gelecek hafta değil, geldiği gün eşleştirilir ve dekont bir satış temsilcisinin telefonunda durmaktan çıkar. Muhasebedeki kişi hareket aramayı bırakır ve önerileri onaylamaya geçer; bu da saniyelik bir iştir.

En sık tekrarlanan durum

Kısmi ödeme. Müşteri faturadakinden daha az havale eder, çünkü aklındaki ama kimsenin düzenlemediği bir alacak dekontunu düşmektedir. Ajan farkı geldiği gün işaretler ve bu, ay kapanışı sorununu iki dakikalık bir soruya çevirir.

Nerede tek başına ilerlemez

Onayda. Ajan önerir, bir kişi onaylar ve bu onay kayda geçer. Bu bir formalite değil: eşleştirme bir müşterinin bakiyesini değiştirir ve yanlış değiştirilmiş bir bakiye, hiç borcu olmayan birinden ödeme istenmesine yol açar.

Kimin olduğu belirlenemeyen ödemelerde de. Açıklaması olmayan bir havale geldi ve kimin olduğunu bilmenin yolu yok: bu, sorumlusu belli bir kayıt olarak kalır ve müşteriye alışveriş yaptığı aynı konuşmadan sorulabilir. Yapmadığı şey, kime işleneceğini tahmin etmektir.

Nereden başlanır

Dekontların bugün geldiği kanaldan; bu genellikle satış temsilcilerinin WhatsApp'ıdır. Müşteriden hiçbir şeyi değiştirmesini istemek gerekmiyor: değişen şey fotoğrafın nereye düştüğü ve sonraki on dakikada ona ne olduğu.