客户要技术规格书。然后要安全数据表。然后要他收到的那一批货的分析证书。这三份文件都已经存在，都存放好了，每一次都是有人去找、再手动附上。

这不是行政事务，而是销售流程的一部分。对原料供应商来说，客户不会按产品来评估你，因为你的产品和隔壁家的一样；也不会按价格，价格也差不多。他看的是你多快把他要的东西发过来，而在采购之前，他要的大部分就是这些文件。

现在是怎么做的

请求从 WhatsApp 或邮件进来。有人读一遍，判断说的是哪个产品，打开共享文件夹或质量系统，找到文件，确认是现行版本，然后附上。如果要的是某一批的证书，还得弄清楚这个客户收到的是哪一批，也就是去找他最近一次交货的送货单。

这有两种成本。明显的那种是时间。真正要紧的是另一种：迟早有人会发出旧版本，或者发出一份不是这个客户收到的那批货的证书。

发错证书比发得慢更糟。客户一旦发现证书和他工厂里那批货对不上，就会连你之前发给他的所有文件都不再信任。

技术具体做什么

弄懂对方要什么。 客户怎么写都行，用产品的商品名或者用编码，智能体都能对应到你的目录上。

用现行文件回复。 从文件本来存放的地方取，用当前版本。不用找，不用手动附件，也不会发出旧版本。

知道每个客户收到的是哪一批。 因为交货时，批次已经和送货单、和这段对话关联在一起。正是这种关联，让回复不只是快，而且是对的。

任何时间都能回复。 这类请求大多是在客户站在产品跟前时发来的，而那不一定是工作时间。

记录发了什么。 哪份文件，发给谁，什么时候，哪一批。之后遇到争议，就能用数据回应，而不是靠回忆。

每周二十次查找没有了，发错文件的风险也没有了。

但根本的变化在商业上。客户在评估三家供应商时，会向三家都要规格书。当场回复、任何时间都回复、而且发对文件的那一家，在谈价格之前就已经赢了一步。第二天才回复的那一家，是在不知情的情况下落后着竞争。

找不到的东西。如果那一批的证书不存在，智能体不会拿别的批次顶上，而是转给一个人。这是整件事里最重要的规则，也正因为有它，其余部分才值得信任。

还有文件里没写的东西。关于某个用途、兼容性或风险的技术问题，不是附一份 PDF 就能回答的：它会连同对话的上下文转给技术部门。

从技术规格书和安全数据表开始，它们被要得最多，也最容易解决。按批次的证书放在后面，因为它需要先把批次和交货之间的追溯关系建好。