现在是怎么做的

通知留在某个人的私人手机里。病假证明的照片躺在一段对话里，等发薪部门要的时候，得往回翻六个星期去找。而缺勤情况要到月底才看，那时这个数据已经什么都做不了了。

实际步骤是这样的：主管收到消息，记下来，想起来要告诉人力资源，有人打开证明的照片，手动读出日期和天数，再把考勤变动录进人事系统，好让它反映到工资里。每一步都要靠某个具体的人那天在岗。

此外还有一个和效率无关的风险：如果公司拿不出缺勤是什么时候通知的、交了哪张证明，那它就是在没有记录的情况下争论一件只有记录才算数的事。

技术具体做什么

在部门的号码上接收通知，而不是在某部手机上。 接收的人不在，顶班的人就能看到。通知带着时间、发送人和状态留存下来，没有人需要换应用。

读取照片里的证明。 开具日期、建议休息天数、复工日期和签字的医生。据此为人事系统整理好考勤变动，不用有人手动录入。

把它关联到人和时段。 证明不再是对话里的一张图片，而成为员工档案里的一份文件，需要时就去那里找。

通知需要顶班的人。 早班的缺勤当场就送到早班负责人那里，而不是等到九点、产线上已经缺人的时候。

按部门、班次和原因分类。 重复出现的情况在发生时就能看到，而不是等月底的报表。

通知不再依赖某个人在不在。缺勤数据当天就有，而当天还来得及重新安排班次。

读不准的部分。字迹看不清的证明或者截掉一半的照片不会被硬读，而是连同图片转给一个人。在这里，读错一天就是工资算错一天。

还有任何和诊断有关的内容。智能体只读取登记考勤变动所需的行政信息。证明上关于一个人健康状况的内容是敏感信息，也按敏感信息处理：团队里谁能看，要单独设置，系统也不会自动回复或评论。

数据每天都在产生，以消息的形式。唯一缺的是别让它丢掉。而这一点靠要求团队改用别的工具是解决不了的，因为团队会继续用顺手的方式来通知。

每个部门或每个工厂先开一个号码。通知当天就开始被记录下来，大家现在的做法一点都不用变。